Das Wichtigste in Kürze
- Die Weiterbildung für leitende Funktionen steht mit Stundenzahl und Jahr unter „Weiterbildung“, denn § 71 SGB XI nennt eine Mindeststundenzahl, die 460 Stunden nicht unterschreiten soll.
- Unter „Ausbildung“ bleibt die Berufsbezeichnung laut Urkunde stehen, etwa „Gesundheits- und Krankenpflegerin“ oder „Altenpfleger“, ergänzt um die Erlaubnis mit Monat und Jahr.
- Zu jeder Leitungsstelle gehören Art und Größe der Einrichtung: Plätze oder Kundinnen und Kunden, Beschäftigte, Wohnbereiche oder Touren.
- Stichpunkte stehen im Substantivstil und enthalten je eine Zahl, etwa 12 Touren, 17 Einstellungen oder 3 Qualitätsprüfungen des Medizinischen Dienstes.
- Im Gesetz heißt die Funktion seit 2026 „verantwortliche Pflegefachperson“, während im Lebenslauf der Wortlaut Ihres Zertifikats steht, bei älteren Lehrgängen also „verantwortliche Pflegefachkraft“.
- Mit mehreren Leitungsstellen füllt der Lebenslauf 2 DIN-A4-Seiten, und mehr sieht die Bundesagentur für Arbeit nicht vor.
Lebenslauf als Pflegedienstleitung: Aufbau und was Träger prüfen
Eine Pflegedienstleitung wird von der Einrichtungsleitung, der Geschäftsführung oder dem Träger eingestellt. Gelesen wird Ihr Lebenslauf in 3 Schritten: Liegen Pflegeausbildung, Berufspraxis und Leitungsqualifikation vor, wie groß war Ihr Verantwortungsbereich, und welche Ergebnisse gehören dazu?
Laut BERUFENET, der Berufsdatenbank der Bundesagentur für Arbeit, organisieren und koordinieren Pflegedienstleiterinnen und Pflegedienstleiter alle Abläufe eines Pflegebereichs, eines Pflegedienstes oder einer Pflegeeinrichtung fachlich, organisatorisch und personell. Diese 3 Ebenen sollten sich in Ihren Einträgen wiederfinden.
Der Lebenslauf ist tabellarisch aufgebaut und beginnt mit der aktuellen Stelle; alle Abschnitte laufen in derselben Richtung von neu nach alt. Für eine Leitungsstelle in der Pflege ergibt sich folgende Gliederung:
- Persönliche Daten mit Anschrift, Telefon, E-Mail und Geburtsdatum
- Kurzprofil mit Einrichtungsart, Größe und Leitungsjahren
- Berufserfahrung mit Kennzahlen zu jeder Leitungsstelle
- Ausbildung mit Berufsbezeichnung, Erlaubnis und Schulabschluss
- Weiterbildung mit Leitungsqualifikation, Stundenzahl und Jahr
- Kenntnisse, EDV-Kenntnisse und Sprachkenntnisse
- Ehrenamt, falls vorhanden
- Ort, Datum und Unterschrift
Das Geburtsdatum führt die Bundesagentur für Arbeit unter den Angaben auf, die in den Lebenslauf gehören. Gesetzlich verlangt ist es nicht, und ohne diese Zeile fehlt Ihrer Bewerbung nichts. Für Familienstand, Konfession und Kinder ist im Lebenslauf einer Leitungskraft kein Platz.
Voraussetzungen nach § 71 SGB XI: Ausbildung, Berufspraxis und Weiterbildung belegen
Pflegeheime und ambulante Pflegedienste arbeiten nach § 71 SGB XI unter ständiger Verantwortung einer ausgebildeten Pflegefachperson. Nach Absatz 3 der Vorschrift sind für die Anerkennung als verantwortliche Pflegefachperson 3 Nachweise nötig, und jeder davon hat im Lebenslauf seinen festen Platz.
| Voraussetzung | Was das Gesetz verlangt | Wo es im Lebenslauf steht |
|---|---|---|
| Pflegeausbildung | Abschluss als Pflegefachfrau, Pflegefachmann oder Pflegefachperson oder ein Abschluss in der Gesundheits- und Krankenpflege, der Gesundheits- und Kinderkrankenpflege oder der Altenpflege | Unter „Ausbildung“, mit der Berufsbezeichnung laut Urkunde und der Erlaubnis |
| Berufspraxis | 2 Jahre praktische Berufserfahrung im erlernten Ausbildungsberuf innerhalb der letzten 8 Jahre | Unter „Berufserfahrung“, mit Anfangs- und Endmonat bei jedem Arbeitgeber |
| Weiterbildung | Weiterbildungsmaßnahme für leitende Funktionen mit einer Mindeststundenzahl, die 460 Stunden nicht unterschreiten soll | Unter „Weiterbildung“, mit Stundenzahl und Jahr |
Die 8 Jahre werden von dem Tag zurückgerechnet, zu dem Sie bestellt werden sollen. Wer nach längerer Zeit als Lehrkraft, im Qualitätsmanagement oder in der Verwaltung in die Leitung wechselt, führt deshalb die Einträge aus der Pflege mit Monatsangaben lückenlos auf, damit sich die 2 Jahre nachrechnen lassen.
Ein Studium kann die Weiterbildung ersetzen. Nach den Maßstäben und Grundsätzen für die vollstationäre Pflege in der Fassung von 2023 genügt auch ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches, pflegewissenschaftliches oder sozialwissenschaftliches Studium zumindest auf Bachelor-Niveau. Vereinbart haben sie der GKV-Spitzenverband und die Verbände der Kostenträger und Einrichtungsträger. Der Abschluss steht dann unter „Ausbildung“, und unter „Weiterbildung“ fehlt nichts.
Kurzprofil für die Pflegedienstleitung: Einrichtung, Größe, Leitungsjahre
Kein Träger erwartet ein Kurzprofil; es ist eine freiwillige Zugabe. Für Leitungsstellen sind die 3 bis 4 Zeilen trotzdem nützlich, weil sie Einrichtungsart und Größenordnung nennen, bevor der erste Eintrag gelesen ist.
Formel für das Kurzprofil
Grundberuf laut Urkunde, seit Zahl Jahren Pflegedienstleitung welcher Einrichtungsart mit Größe. Team mit Kopfzahl. Ein Ergebnis mit Zahl. Leitungsqualifikation mit Jahr.
Beispiel
Altenpfleger, seit 5 Jahren Pflegedienstleitung eines Pflegeheims mit 96 Plätzen in 4 Wohnbereichen. Führung von 71 Beschäftigten in Pflege und Betreuung. Auslastung 2025 bei 98 %, Leiharbeit seit 2023 um die Hälfte verringert. 2020 Weiterbildung für leitende Funktionen nach § 71 SGB XI.
Führungsstärke lässt sich im Kurzprofil nur behaupten, nicht belegen. Nachprüfen kann ein Träger Plätze, Köpfe und Kennzahlen.
Falsch
Empathische und durchsetzungsstarke Führungspersönlichkeit mit Herz für die Pflege und langjähriger Leitungserfahrung.
Richtig
Gesundheits- und Krankenpflegerin, seit 2019 Pflegedienstleitung eines Pflegeheims und einer Tagespflege mit insgesamt 84 Plätzen und 52 Beschäftigten, Personalfluktuation 2025 bei 9 %.
Einrichtungen, Platzzahl und Fluktuation finden sich auch im Arbeitszeugnis, die Adjektive der ersten Fassung nirgends.
Im ambulanten Dienst stehen statt der Plätze Kundinnen und Kunden, Touren und Leistungsarten. So liest sich das Kurzprofil einer Pflegedienstleitung aus Hagen:
Kurzprofil
Gesundheits- und Krankenpflegerin, seit März 2022 Pflegedienstleitung eines ambulanten Dienstes mit 190 Kundinnen und Kunden im Hagener Stadtgebiet. Fachliche und personelle Leitung von 43 Beschäftigten, dazu Budgetverantwortung für den Pflegebereich. Zuvor knapp 4 Jahre stellvertretende Leitung im selben Dienst, davor auf einer internistischen Station. Weiterbildung für leitende Funktionen nach § 71 SGB XI (460 Stunden).
Berufserfahrung als Pflegedienstleitung: Leitungsstellen mit Kennzahlen
Über jedem Eintrag stehen die Bezeichnung laut Arbeitsvertrag, der Arbeitgeber mit Ort sowie Anfangs- und Endmonat. Schreiben Sie bei jeder Leitungsstelle dazu, um welche Einrichtung es sich handelt und wie groß sie ist: Pflegeheim mit 96 Plätzen, Pflegedienst mit 190 Kundinnen und Kunden, Klinik mit 240 Betten.
Darunter folgen Stichpunkte im Substantivstil: Den Kern bildet ein Substantiv wie „Dienstplanung“, „Einführung“ oder „Senkung“, und weder „ich“ noch ein konjugiertes Verb kommt vor. Für die aktuelle Stelle rät die Bundesagentur für Arbeit zu 3 bis 5 Stichpunkten. Eine Zahl mit Bezugsgröße gehört in jeden einzelnen.
Falsch
Verantwortlich für Personalführung, Dienstplanung und Qualitätsmanagement.
Richtig
Führung von 64 Beschäftigten in 3 Wohnbereichen, 2025 Besetzung aller 7 offenen Fachkraftstellen, Rückgang der Leiharbeitsstunden von monatlich 410 auf 60.
Kopfzahl, besetzte Stellen und Leiharbeit zeigen, was die Personalführung bewirkt hat.
Der Eintrag der Pflegedienstleitung aus Hagen:
Berufserfahrung
- Dienst- und Einsatzplanung für 12 Touren im Früh- und Spätdienst, Rückgang der Überstunden von 21 auf 8 je Vollzeitstelle im Quartal.
- 2023 bis 2025 Einstellung von 17 Pflegekräften, 14 davon heute noch im Dienst.
- Vorbereitung und Begleitung von 3 Qualitätsprüfungen des Medizinischen Dienstes, zuletzt 2025.
Kennzahlen für die Stichpunkte liefern Dienstplan, Belegungsstatistik, Personalcontrolling und Prüfberichte:
| Bereich | So kann der Stichpunkt lauten |
|---|---|
| Belegung | Auslastung der 112 Plätze im Jahresmittel bei 97 %, Warteliste mit durchschnittlich 14 Anfragen. |
| Personal | Senkung der Fluktuation im Pflegebereich von 22 auf 12 % innerhalb von 2 Jahren. |
| Ausbildung | Koordination der Praxiseinsätze von 9 Auszubildenden, betreut durch 4 Praxisanleiterinnen und Praxisanleiter. |
| Qualität | Einführung monatlicher Pflegevisiten in allen 4 Wohnbereichen, 180 Visiten im ersten Jahr. |
| Wirtschaftlichkeit | Einhaltung des Personalbudgets von jährlich 3,1 Mio. EUR in 3 Geschäftsjahren. |
| Dokumentation | Umstellung der Pflegedokumentation auf das Strukturmodell für 112 Bewohnerinnen und Bewohner, Schulung von 58 Beschäftigten. |
Kenntnisse und EDV-Kenntnisse im Lebenslauf einer Pflegedienstleitung
Zu den Inhalten der Weiterbildung zählen laut BERUFENET unter anderem Führungsaufgaben und -instrumente, Grundlagen des Qualitätsmanagements, Personalbedarfsermittlung und Grundlagen des Rechnungswesens. Aus diesen Feldern stammen die Stichworte für den Abschnitt „Kenntnisse“. Nehmen Sie nur auf, was ein Eintrag unter „Berufserfahrung“ mit einer Zahl deckt.
| Kenntnis | Beleg im Lebenslauf |
|---|---|
| Personalführung | Zahl der Beschäftigten, Mitarbeitergespräche pro Jahr, besetzte Fachkraftstellen. |
| Dienst- und Tourenplanung | Zahl der Wohnbereiche oder Touren, das Planungsprogramm unter „EDV-Kenntnisse“. |
| Qualitätsmanagement | Pflegevisiten, interne Audits und begleitete Qualitätsprüfungen, jeweils mit Anzahl. |
| Pflegesatz und Budget | Höhe des Budgets und Ihre Rolle in den Verhandlungen mit den Kostenträgern. |
| Beschwerdemanagement | Bearbeitete Beschwerden pro Jahr oder Angehörigenabende, die Sie leiten. |
| EDV-Kenntnisse | Die Programme mit Namen, etwa Vivendi PEP für den Dienstplan und Vivendi PD für die Pflegedokumentation. |
Jede Sprache bekommt ihre Einstufung samt GER-Stufe, zum Beispiel „Russisch: fließend (C1)“. In einem Team mit vielen im Ausland angeworbenen Pflegekräften ist eine zweite Sprache ein Führungsinstrument.
Ausbildung und Weiterbildung: Berufsbezeichnung, Lehrgang nach § 71 SGB XI, Studium
Unter „Ausbildung“ steht der Pflegeberuf mit der Bezeichnung laut Urkunde, bei älteren Abschlüssen also „Krankenschwester“, „Gesundheits- und Krankenpfleger“ oder „Altenpflegerin“ und nicht „Pflegefachfrau“. Diesen Abschluss hat in der Regel, wer die Ausbildung 2020 oder später nach dem Pflegeberufegesetz begonnen hat. In der Zeile darunter folgt die Erlaubnis zum Führen der Berufsbezeichnung mit Monat und Jahr.
Die Leitungsqualifikation gehört unter „Weiterbildung“, mit dem Titel des Zertifikats, der Stundenzahl und dem Jahr. Der Titel hängt vom Bundesland ab: BERUFENET führt landesrechtlich geregelte Abschlüsse wie „Staatlich anerkannte leitende Pflegefachkraft“ in Hessen oder „Fachkraft für Leitungsaufgaben in der Pflege“ in Niedersachsen auf. Wo das Land nichts regelt, gilt der Titel, den der Bildungsträger auf das Zertifikat gedruckt hat.
| Qualifikation | So steht es im Lebenslauf |
|---|---|
| Lehrgang nach § 71 SGB XI | Titel laut Zertifikat mit Stundenzahl und Jahr, etwa „Weiterbildung zur verantwortlichen Pflegefachkraft nach § 71 SGB XI“, 460 Stunden, 2021 |
| Landesrechtlich geregelte Weiterbildung | Abschlussbezeichnung des Bundeslandes laut Urkunde mit Jahr |
| Weiterbildung nach Empfehlung der Deutschen Krankenhausgesellschaft | „Leitung einer Station/eines Bereiches (DKG)“ mit Weiterbildungsstätte und Jahr |
| Studium, etwa Pflegemanagement | Unter „Ausbildung“ mit Grad, Studiengang, Hochschule und Zeitraum, nicht unter „Weiterbildung“ |
| Praxisanleitung und Fachweiterbildungen | Unter „Weiterbildung“ als eigene Zeilen, jeweils mit Umfang und Jahr |
Seit Januar 2026 heißt die Funktion im Gesetz „verantwortliche Pflegefachperson“; bis Ende 2025 hieß sie „verantwortliche Pflegefachkraft“. Ein älteres Zertifikat schreiben Sie deshalb nicht um: Es behält den Wortlaut, mit dem es ausgestellt wurde.
Weiterbildung
- Seminar Arbeitsrecht für Leitungskräfte in der Pflege, 16 Stunden, 2024
- Weiterbildung zur verantwortlichen Pflegefachkraft nach § 71 SGB XI, 460 Stunden, 2021
- Weiterbildung zur Praxisanleiterin, 200 Stunden, 2017
Pflegeheim, ambulanter Dienst oder Krankenhaus: Lebenslauf auf die Einrichtung zuschneiden
Pflegedienstleitungen arbeiten in Pflegeheimen, bei ambulanten Diensten und in Krankenhäusern. Die Kennzahlen dieser Bereiche unterscheiden sich so stark, dass ein unveränderter Lebenslauf an der Anzeige vorbeigeht.
| Einrichtung | Das gehört nach oben |
|---|---|
| Pflegeheim | Plätze, Wohnbereiche, Auslastung, Zahl der Beschäftigten und die Qualitätsprüfungen. |
| Ambulanter Pflegedienst | Kundinnen und Kunden, Touren, Anteil der Behandlungspflege und der Führerschein Klasse B. |
| Tagespflege | Plätze, Öffnungstage, Gäste pro Woche und die Abstimmung mit dem Fahrdienst. |
| Krankenhaus | Betten, Zahl der Stationen und Vollzeitstellen im Pflegedienst, dazu Ihre Stellung gegenüber der Pflegedirektion. |
| Außerklinische Intensivpflege | Zahl der versorgten Menschen, Teamgröße je Versorgung und Ihre Fachweiterbildung. |
Wer einen ambulanten Dienst leitet, fährt bei Ausfällen oft selbst eine Tour. Unter „Persönliche Daten“ gehört deshalb der Führerschein Klasse B. Bei einer Bewerbung im Pflegeheim oder in der Klinik schadet die Angabe nicht, ins Gewicht fällt sie dort aber kaum.
Erste Stelle als Pflegedienstleitung: Lebenslauf ohne Leitungserfahrung
Im Pflegeheim und im ambulanten Dienst beginnt niemand als Pflegedienstleitung ohne Pflegepraxis, denn die 2 Jahre im Ausbildungsberuf sind Voraussetzung. Beim ersten Wechsel in die Leitung fehlt nur der Titel. Ihn ersetzen Aufgaben, die Sie bereits übernommen haben: Schichtleitung, Wohnbereichs- oder Stationsleitung, Vertretung der Pflegedienstleitung, Praxisanleitung.
Falsch
Mitarbeit bei der Dienstplanung und Vertretung der Leitung.
Richtig
2025 Vertretung der Pflegedienstleitung an 46 Arbeitstagen, in dieser Zeit Dienstplanung für 58 Beschäftigte und Freigabe der Monatsabrechnung.
Tage, Teamgröße und Aufgaben zeigen, dass die Vertretung mehr war als ein Kästchen im Organigramm.
So kann der Eintrag einer stellvertretenden Leitung aussehen, die sich zum ersten Mal als Pflegedienstleitung bewirbt:
Berufserfahrung
- Leitung eines Wohnbereichs mit 28 Plätzen und 19 Beschäftigten, Dienstplanung im 3-Schicht-System.
- Abwesenheitsvertretung der Pflegedienstleitung für das Haus mit 76 Plätzen, 2025 insgesamt 8 Wochen.
- Einarbeitung von 9 neuen Pflegekräften nach einem 6-wöchigen Plan, Verbleib aller 9 über die Probezeit hinaus.
Läuft die Weiterbildung noch, steht sie als Lehrgang mit dem geplanten Ende unter „Weiterbildung“, etwa „Weiterbildung für leitende Funktionen nach § 71 SGB XI, 460 Stunden, Abschluss voraussichtlich März 2027“. Der bloße Titel ohne diesen Zusatz würde als erworben gewertet.
Absolventinnen und Absolventen eines Pflegemanagement-Studiums dürfen in den ersten Leitungsjahren den Abschnitt „Ausbildung“ vor die „Berufserfahrung“ ziehen. Praxisprojekt und Bachelorarbeit gehören in die Zeile unter dem Abschluss, wenn sie ein Leitungsthema behandeln, etwa Ausfallmanagement oder Personalbemessung.
Häufige Fragen zum Lebenslauf als Pflegedienstleitung
Brauche ich als Pflegedienstleitung ein Studium?
Nein, für Pflegeheime und ambulante Dienste genügt nach § 71 SGB XI neben Pflegeausbildung und Berufspraxis die Weiterbildung für leitende Funktionen. Ein Studium, etwa in Pflegemanagement, kann die Weiterbildung ersetzen. Verlangt eine Anzeige ausdrücklich einen Hochschulabschluss, entscheidet der Eintrag unter „Ausbildung“. Wer Lehrgang und Studium hat, nennt beide im Lebenslauf.
Wie gebe ich die Weiterbildung zur Pflegedienstleitung im Lebenslauf an?
Mit dem Titel Ihres Zertifikats, der Stundenzahl und dem Jahr, etwa „Weiterbildung zur verantwortlichen Pflegefachkraft nach § 71 SGB XI, 460 Stunden, 2021“. Die Stundenzahl ist wichtig, weil das Gesetz 460 Stunden als Wert nennt, der nicht unterschritten werden soll. Das Zertifikat selbst kommt in Kopie in die Anlagen.
Sollte ich die früheren Jahre in der direkten Pflege aufführen?
Ja, und zwar mit Monatsangaben. An diesen Einträgen liest der Träger ab, ob die 2 Jahre Berufspraxis innerhalb der letzten 8 Jahre vorliegen, die § 71 SGB XI verlangt. Je Arbeitgeber genügen 1 bis 2 Stichpunkte, etwa Fachbereich, Bettenzahl und eine Zusatzaufgabe wie Praxisanleitung.
Gehört ein Foto in den Lebenslauf einer Pflegedienstleitung?
Vorgeschrieben ist es nicht, verlangen darf es kein Träger, und ob Sie eines verwenden, ist Ihre Sache. Die Bundesagentur für Arbeit bezeichnet das Foto in ihren Hinweisen zum Lebenslauf als „kein Muss mehr“; im Bewerbungstraining sieht sie es dennoch vor, sofern kein Deckblatt verwendet wird. Bei traditionellen Trägern und im öffentlichen Dienst ist es weiterhin verbreitet. Für eine Leitungsstelle passt ein Studioporträt in Geschäftskleidung, kein Bild in Dienstkleidung.
Wie lang darf der Lebenslauf einer Pflegedienstleitung sein?
Die Bundesagentur für Arbeit gibt 2 DIN-A4-Seiten als Obergrenze an, und mit Pflegeausbildung, Stationsjahren, 2 Leitungsstellen und Weiterbildungen brauchen Sie diese in aller Regel. Kürzen Sie eher die frühen Jahre in der direkten Pflege als die Leitungseinträge. Dass die Muster dieser Website 1 Seite umfassen, liegt an ihrer Gestaltung und gibt für Ihren Lebenslauf nichts vor.
Gehören Referenzen früherer Träger in den Lebenslauf?
Nein, namentliche Auskunftspersonen sind im deutschen Lebenslauf unüblich. Ein Träger, den Sie verlassen, muss Ihnen nach § 109 der Gewerbeordnung ein schriftliches Zeugnis ausstellen, und bei Leitungskräften dient dieses Arbeitszeugnis als Nachweis für Teamgröße und Verantwortung. In die Anlagen kommen Ihre letzten 2 bis 4 Zeugnisse in Kopie, das neueste obenauf, dazu Erlaubnisurkunde und Weiterbildungszertifikat.
Wie erkläre ich eine Auszeit zwischen zwei Leitungsstellen?
In einer Zeile mit Anfangs- und Endmonat und dem, was Sie in der Zeit gemacht haben: „Elternzeit“, „Pflege eines Angehörigen“ oder „Vollzeitlehrgang für leitende Funktionen“. Die Bundesagentur für Arbeit rät dazu, Unterbrechungen, die 2 Monate überschreiten, im Lebenslauf zu nennen und zu erläutern. Bei Leitungskräften fällt eine unerklärte Lücke doppelt auf, weil die 8 Jahre für die Berufspraxis vom Tag der Bestellung zurückgerechnet werden.
Muss der Lebenslauf unterschrieben sein?
Nein. Die Bundesagentur für Arbeit stuft die Unterschrift als nicht unbedingt notwendig ein, sieht in ihr aber einen möglichen Vorteil. Bei öffentlichen Trägern und in der Verwaltung wird sie erwartet: Ort und Datum in der Form „Hagen, 12.10.2026“, darunter der volle Name von Hand oder als Scan.
Fazit
Der Lebenslauf einer Pflegedienstleitung muss 2 Dinge leisten: die Voraussetzungen der Leitungsfunktion nachweisen und die Größe Ihrer Verantwortung beziffern. Steht die Leitungsqualifikation mit Stundenzahl unter „Weiterbildung“ und jede Leitungsstelle mit Plätzen, Köpfen und Ergebnissen unter „Berufserfahrung“, kann ein Träger Ihre Eignung prüfen, ohne nachzufragen.