Das Wichtigste in Kürze
- Sekretär ist heute eine Tätigkeit und kein Ausbildungsberuf: Unter „Ausbildung“ steht der Beruf, den Sie gelernt haben, mit der Bezeichnung, die auf Ihrem Prüfungszeugnis steht, etwa Bürokauffrau oder Kauffrau für Büromanagement.
- Die aktuelle Station nennt die Art des Sekretariats und die Zahl der Personen, für die Sie arbeiten.
- Die Stichpunkte stehen im Substantivstil und beziffern das Tagesgeschäft: Anrufe und Postsendungen pro Tag, Schriftstücke pro Monat, Termine pro Woche.
- Tastschreiben geben Sie mit einem gemessenen Wert an, etwa mit 320 Anschlägen pro Minute, und Phonodiktat nur, wenn eine Station es belegt.
- Die Bundesagentur für Arbeit lässt bis zu 2 DIN-A4-Seiten zu, und nach 15 Jahren in 3 Sekretariaten brauchen Sie diesen Platz auch.
- Elternzeit, Pflegezeit und jede andere Unterbrechung von mehr als 2 Monaten erhalten eine eigene Zeile mit Zeitraum und Inhalt.
Lebenslauf als Sekretär: Aufbau und Reihenfolge der Abschnitte
Wer als Sekretärin oder Sekretär arbeitet, hat den Beruf nicht unter diesem Namen gelernt, denn einen Ausbildungsberuf Sekretär gibt es heute nicht. BERUFENET, die Berufsdatenbank der Bundesagentur für Arbeit, führt ihn als Tätigkeit, für die Arbeitgeber häufig eine kaufmännische Aus- oder Weiterbildung erwarten.
Weil die Bezeichnung in jedem Büro gleich lautet, muss der Lebenslauf die Unterschiede zeigen: für wen Sie arbeiten, welche Mengen Sie täglich bewältigen und wie sicher Sie schreiben.
Die Form ist tabellarisch, und die Einträge laufen von heute rückwärts. Als Obergrenze nennt die Bundesagentur für Arbeit 2 DIN-A4-Seiten.
- Persönliche Daten: Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, das Geburtsdatum nach eigener Entscheidung
- Kurzprofil mit Art des Sekretariats und Personenzahl
- Berufserfahrung, beginnend mit der aktuellen Stelle
- Ausbildung mit Prüfung, Note und Schulabschluss
- Weiterbildung, der neueste Eintrag oben
- Kenntnisse, EDV-Kenntnisse und Sprachkenntnisse
- Ort, Datum, Unterschrift
Zu den persönlichen Daten rechnet die Bundesagentur für Arbeit auch das Geburtsdatum. Eine Pflicht zur Angabe besteht nicht, Sie können es weglassen. Familienstand, Konfession und Kinder gehören nicht hinein, auch dann nicht, wenn Sie eine Teilzeitstelle suchen.
Chefsekretariat, Abteilung, Schule oder Praxis: was die Station je nach Sekretariat zeigen sollte
Beschäftigt sind Sekretärinnen und Sekretäre laut BERUFENET in Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche, in der öffentlichen Verwaltung und bei Verbänden. Der Alltag fällt je nach Arbeitgeber sehr verschieden aus. Nennen Sie die Art des Sekretariats deshalb in der Stellenbezeichnung oder im ersten Stichpunkt.
| Sekretariat | Typische Aufgaben | Das gehört in die Station |
|---|---|---|
| Abteilungs- oder Teamsekretariat | Telefon, Termine, Reisen und Ablage für eine ganze Abteilung | Zahl der Personen, Anrufe pro Tag, Termine pro Woche |
| Chefsekretariat | Kalender, Korrespondenz und Besucher einer Leitungsperson | Funktion der Leitungsperson, Größe des Betriebs, Schriftstücke pro Monat |
| Schulsekretariat | Auskünfte an Eltern, Anmeldungen, Schülerakten und Zeugnisdruck | Schulform, Zahl der Schülerinnen und Schüler, das Schulverwaltungsprogramm |
| Lehrstuhl- oder Institutssekretariat | Prüfungsverwaltung, Abrechnung von Projektmitteln, Betreuung von Gästen | Zahl der Mitarbeitenden, Prüfungen pro Semester, betreute Projekte |
| Chefarzt- oder Praxissekretariat | Arztbriefe nach Diktat, Terminvergabe, Privatabrechnung | Fachgebiet, Briefe pro Woche, das Praxis- oder Klinikprogramm |
| Kanzlei, Gutachter- oder Ingenieurbüro | Schriftsätze oder Gutachten nach Diktat, Fristen, Aktenführung | Zahl der Berufsträger, Schriftstücke pro Monat, laufende Akten |
| Verband oder Verein | Mitgliederverwaltung, Versammlungen, Rundschreiben | Mitgliederzahl, Versammlungen pro Jahr, Auflage der Rundschreiben |
Wechseln Sie die Art des Sekretariats, etwa aus der Praxis in ein Unternehmen, ordnen Sie die Stichpunkte nach dem, was überall anfällt: Telefon, Termine, Post und Schriftverkehr.
Kurzprofil für Sekretäre: Formel und Beispiel
Einen Lebenslauf ohne Kurzprofil beanstandet in Deutschland niemand, der Abschnitt ist freiwillig. Im Sekretariat lohnen sich die 3 bis 4 Zeilen, wenn sie die Art des Büros, die Personenzahl und Ihre Stärke am Schreibtisch benennen.
Formel für das Kurzprofil
Berufsbezeichnung mit Zahl Berufsjahren, seit Jahr im Art des Sekretariats eines Betrieb mit Größe. Für wen Sie arbeiten: 2 bis 3 Aufgaben mit Menge. Gelernter Beruf. Schreibleistung oder Fremdsprache mit Einstufung.
Beispiel
Sekretärin mit 14 Berufsjahren, seit 2018 im Schulsekretariat einer Gesamtschule mit 920 Schülerinnen und Schülern. Sekretariat für die Schulleitung und 78 Lehrkräfte: Auskünfte an Eltern, rund 180 Anmeldungen pro Schuljahr und Zeugnisdruck. Gelernte Bürokauffrau. Tastschreiben mit 300 Anschlägen pro Minute.
Wörter wie „freundlich“, „flexibel“ und „teamfähig“ heben Ihre Bewerbung von keiner anderen ab. Nachprüfen kann ein Arbeitgeber dagegen Büro, Menge und Programm.
Falsch
Freundliche und flexible Sekretärin mit langjähriger Erfahrung, Organisationstalent und sehr guten MS-Office-Kenntnissen.
Richtig
Sekretärin mit 9 Berufsjahren, zuletzt im Chefarztsekretariat einer orthopädischen Fachklinik: rund 60 Arztbriefe pro Woche nach Diktat und Terminvergabe für 2 Sprechstunden.
Fachgebiet, Menge und Arbeitsweise zeigen, in welchem Büro Sie sofort einsetzbar sind.
Die Muster in den folgenden Abschnitten gehören zu einer Sekretärin aus einem Lübecker Sachverständigenbüro. Ihr Kurzprofil:
Kurzprofil
Sekretärin mit 10 Berufsjahren, seit 2020 im Sekretariat eines Gutachterbüros für Bauschäden mit 6 Sachverständigen. Schreiben von rund 30 Gutachten pro Monat nach Phonodiktat, Telefondienst und Fristenkontrolle für Gerichtsaufträge. Gelernte Kauffrau für Bürokommunikation. Tastschreiben mit 320 Anschlägen pro Minute, Englisch gute Kenntnisse (B1).
Berufserfahrung im Sekretariat: Stationen mit Zahlen
Zu jeder Station gehören Position, Zeitraum mit Monat und Jahr, Arbeitgeber und Ort. Für die Aufgaben nennt die Bundesagentur für Arbeit einen Umfang von 3 bis 5 kurzen Stichpunkten je Station.
Diese Stichpunkte stehen im Substantivstil: „Schreiben von …“, „Führung des …“, ohne „ich“ und ohne gebeugtes Verb. Sekretariatsarbeit gilt als schwer messbar, dabei besteht sie aus Mengen. Führen Sie eine gewöhnliche Woche lang eine Strichliste und rechnen Sie hoch.
Falsch
Zuständig für Telefon, Post und allgemeine Büroarbeiten.
Richtig
Telefonzentrale für 22 Mitarbeitende bei rund 70 Anrufen täglich, Verteilung von etwa 45 Postsendungen bis 10 Uhr.
Dieselben Aufgaben, diesmal mit Personenzahl, Menge und Uhrzeit.
Fast jede Aufgabe im Sekretariat lässt sich so beziffern:
| Aufgabe | So kann es im Lebenslauf stehen |
|---|---|
| Telefon | Annahme und Weiterleitung von rund 80 Anrufen täglich für 3 Abteilungen. |
| Schriftverkehr | Erstellung von rund 120 Geschäftsbriefen und Angeboten pro Monat nach Stichworten und Diktat. |
| Termine | Terminabstimmung für 5 Projektleiter, etwa 35 Besprechungen pro Woche einschließlich Raumbuchung. |
| Ablage | Führung von rund 1.800 Kundenakten, jährliche Aussonderung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. |
| Rechnungen | Vorkontierung von monatlich 140 Eingangsrechnungen und Weitergabe an die Buchhaltung. |
| Besucher | Empfang und Bewirtung von durchschnittlich 15 Besuchern pro Woche. |
Bei der Sekretärin aus Lübeck sieht die aktuelle Station so aus:
Berufserfahrung
- Schreiben von rund 30 Gutachten pro Monat nach Phonodiktat für 6 Sachverständige, Gestaltung nach DIN 5008 und Korrekturlesen vor dem Versand.
- Telefondienst mit rund 50 Anrufen täglich, Vereinbarung von etwa 25 Ortsterminen pro Woche.
- Führung des Fristenkalenders für rund 15 laufende Gerichtsgutachten.
- 2023 Überführung von rund 2.400 Papierakten in das digitale Archiv DocuWare innerhalb von 5 Monaten.
Schreibleistung, Phonodiktat und DIN 5008: Schreibkompetenz im Lebenslauf belegen
Schreiben ist das Handwerk des Sekretariats. BERUFENET zählt Korrespondenz zu den Kernkompetenzen und führt Phonotypie und Korrekturlesen unter den weiteren Kompetenzen. Im Lebenslauf zählt davon, was Sie beziffern oder einer Station zuordnen können.
| Fähigkeit | So geben Sie sie an | Wo sie steht |
|---|---|---|
| Tastschreiben | Gemessener Wert in Anschlägen pro Minute statt „schnell“ | Unter „Kenntnisse“, ein Kurs mit Jahr unter „Weiterbildung“ |
| Phonodiktat | Art und Zahl der Schriftstücke pro Woche oder Monat | Im Stichpunkt der Station, das aktuell genutzte Diktiersystem unter „EDV-Kenntnisse“ |
| Gestaltung nach DIN 5008 | Als Stichwort, dazu ein Seminar mit Jahr, falls Sie eines besucht haben | Unter „Kenntnisse“ und unter „Weiterbildung“ |
| Korrekturlesen | Art der Texte und ihr Umfang, etwa Gutachten von 20 Seiten | Im Stichpunkt der Station |
| Stenografie | Nur, wenn Sie sie heute noch anwenden, dann in Silben pro Minute | Unter „Kenntnisse“ |
Falsch
Sehr gute Kenntnisse im Maschinenschreiben und in der Textverarbeitung.
Richtig
Tastschreiben mit 320 Anschlägen pro Minute, Schreiben von Gutachten nach Phonodiktat, Seriendruck und Formatvorlagen in Word.
Ein gemessener Wert und 3 benannte Arbeitsweisen ersetzen das Urteil „sehr gut“.
Der Lebenslauf ist zugleich das erste Schriftstück, das der Arbeitgeber von Ihnen in die Hand bekommt. Eine einzige Datumsform, gleiche Abstände und fehlerfreie Rechtschreibung belegen Ihre Sorgfalt besser als jedes Stichwort.
Kenntnisse und EDV-Kenntnisse für Sekretäre
Als Kernkompetenzen führt BERUFENET unter anderem Ablage und Registratur, Postbearbeitung, Telefondienst und Reiseorganisation auf. Unter „Kenntnisse“ nennen Sie davon, was Ihre Stationen belegen, und unter „EDV-Kenntnisse“ jedes Programm mit dem, was Sie darin beherrschen.
| Kenntnis | Art | So belegen Sie sie |
|---|---|---|
| Postbearbeitung und Fristenkontrolle | fachlich | Sendungen pro Tag und Zahl der überwachten Fristen in der Station |
| Ablage und Registratur | fachlich | Zahl der Akten, bei digitaler Ablage das Archivprogramm |
| Reiseorganisation | fachlich | Reisen pro Jahr und Zahl der Reisenden |
| Auskunft am Telefon und am Empfang | persönlich | Anrufe und Besucher pro Tag, dazu der Kreis der Anrufenden |
| Sorgfalt | persönlich | Korrekturlesen mit Umfang und ein Lebenslauf ohne Fehler |
| Word, Outlook, Excel | EDV | Jeweils mit Funktion: Seriendruck, Formatvorlagen, Kalenderfreigaben, Pivot-Tabellen |
Sprachen stehen unter „Sprachkenntnisse“ mit einer der 5 Einstufungen von „Grundkenntnisse“ bis „Muttersprache“ und der GER-Stufe in Klammern. Tragen Sie ein, was Sie am Telefon tatsächlich leisten: Wer Anrufe auf Englisch annimmt und weiterverbindet, schreibt „gute Kenntnisse (B1)“ und nicht „fließend“.
Kenntnisse
Phonotypie · Korrespondenz nach DIN 5008 · Korrekturlesen · Fristenkontrolle · Ablage und Registratur · Tastschreiben (320 Anschläge pro Minute)
EDV-Kenntnisse: Word (Seriendruck, Formatvorlagen) · Outlook (Kalender für 6 Personen) · Excel · DocuWare · Philips SpeechExec
Sprachkenntnisse:
Deutsch: Muttersprache
Englisch: gute Kenntnisse (B1)
Ausbildung und Weiterbildung: Bürokauffrau, Büromanagement und Fachwirt richtig angeben
Unter „Ausbildung“ steht der gelernte Beruf, und zwar mit der Bezeichnung, die das Prüfungszeugnis nennt. Bei den Büroberufen hat sie gewechselt: Nach BERUFENET war Bürokaufmann von 1962 bis 2014 ein Ausbildungsberuf, Kaufmann für Bürokommunikation von 1991 bis 2014 und Fachangestellter für Bürokommunikation von 1992 bis 2014. Seit 2014 heißt der Ausbildungsberuf Kaufmann für Büromanagement.
| Abschluss | Einordnung | So steht es im Lebenslauf |
|---|---|---|
| Bürokaufmann, Bürokauffrau | Ausbildungsberuf von 1962 bis 2014 | Ausbildung zur Bürokauffrau, darunter die Abschlussprüfung mit der Kammer Ihres Zeugnisses |
| Kaufmann, Kauffrau für Bürokommunikation | Ausbildungsberuf von 1991 bis 2014 | Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation, darunter Abschlussprüfung und Kammer |
| Fachangestellter, Fachangestellte für Bürokommunikation | Ausbildungsberuf im öffentlichen Dienst von 1992 bis 2014 | Ausbildung zur Fachangestellten für Bürokommunikation, als Ort die Ausbildungsbehörde |
| Kaufmann, Kauffrau für Büromanagement | Ausbildungsberuf seit 2014 | Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement, darunter Abschlussprüfung, Note und die 2 Wahlqualifikationen |
| Fachwirt, Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation | Fortbildungsabschluss, Prüfung vor der IHK | Geprüfte Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation (IHK) mit Jahr, unter „Weiterbildung“ |
Maßgeblich ist der Beginn der Ausbildung. Wer im August 2013 angefangen und 2016 die Prüfung abgelegt hat, besitzt in der Regel den Abschluss „Kauffrau für Bürokommunikation“. Schreiben Sie deshalb ab, was Ihr Zeugnis nennt, und übertragen Sie nichts in die heutige Bezeichnung.
Das Prüfungsergebnis weist die Kammer in Punkten und als Note in Worten aus. In dieser Form gehört es bis rund 10 Jahre nach der Prüfung in den Lebenslauf. Den Abschnitt beendet der Schulabschluss. So sieht der Ausbildungseintrag der Sekretärin aus Lübeck aus:
Ausbildung
Abschlussprüfung vor der IHK zu Lübeck, Note: befriedigend (80 Punkte).
Ein gängiger Fortbildungsabschluss für Beschäftigte im Sekretariat ist der Geprüfte Fachwirt für Büro- und Projektorganisation. Zur Prüfung lässt die Prüfungsverordnung auch zu, wer keine Ausbildung abgeschlossen hat, aber mindestens 5 Jahre einschlägige Berufspraxis nachweist. Nach einer 3-jährigen kaufmännischen oder verwaltenden Ausbildung genügt 1 Jahr. Für langjährige Sekretärinnen und Sekretäre ohne Berufsabschluss ist das ein Weg zu einem öffentlich-rechtlichen Abschluss.
Quereinstieg und Wiedereinstieg ins Sekretariat: Lebenslauf ohne einschlägige Berufserfahrung
Viele Wege ins Sekretariat beginnen woanders: an der Anmeldung einer Arztpraxis, am Hotelempfang, im Verkauf. Heben Sie in diesen Stationen hervor, was auch ein Sekretariat ausmacht, nämlich Telefon, Termine, Schriftverkehr und Kasse, und nennen Sie jeweils die Menge.
Falsch
Zuständig für Anmeldung und Telefon in einer Arztpraxis.
Richtig
Terminvergabe für 3 Ärztinnen bei rund 90 Patientenkontakten täglich am Telefon und an der Anmeldung, Schreiben von etwa 20 Arztbriefen pro Woche nach Diktat.
Die Stelle bleibt eine Praxisstelle, zeigt aber genau die Arbeit, die ein Sekretariat verlangt.
Direkt nach der Ausbildung oder mit weniger als 2 Berufsjahren darf „Ausbildung“ über „Berufserfahrung“ stehen. Aus dem Ausbildungsbetrieb nennen Sie dann die Abteilungen, in denen Sie Sekretariatsarbeit erledigt haben, mit Dauer und Aufgabe.
Nach einer Familienzeit erwartet der Leser eine Zeile und keinen leeren Zeitraum. Die Bundesagentur für Arbeit rät, Unterbrechungen von mehr als 2 Monaten anzugeben und zu benennen, was Sie in der Zeit gemacht haben. Kurse aus diesen Jahren stehen zusätzlich unter „Weiterbildung“, ein Ehrenamt mit Büroaufgaben unter „Ehrenamt“.
Falsch
2019 – 2022: Hausfrau und Mutter.
Richtig
05/2019 – 04/2022: Elternzeit. In dieser Zeit Kassenführung im Förderverein einer Grundschule (140 Mitglieder) und Kurs „Tastschreiben am PC“.
Zeitraum mit Monaten, ein klarer Grund und 2 Tätigkeiten, die zum Sekretariat passen.
Häufige Fragen zum Lebenslauf als Sekretär
Schreibe ich Sekretärin, Assistentin oder Office-Managerin in den Lebenslauf?
Die Bezeichnung aus Ihrem Arbeitsvertrag, denn das Arbeitszeugnis in den Anlagen nennt dieselbe. Wird in der Anzeige eine Teamassistenz gesucht und waren Sie als Sekretärin angestellt, ändern Sie die Bezeichnung nicht. Greifen Sie das Wort der Anzeige stattdessen im Kurzprofil auf, etwa „Sekretärin mit Erfahrung in der Teamassistenz“.
Welche Ausbildung brauche ich als Sekretär?
Keine bestimmte, denn Sekretär ist heute kein Ausbildungsberuf. Laut BERUFENET erwarten Arbeitgeber häufig eine kaufmännische Aus- oder Weiterbildung. Als Zugangsberufe nennt die Datenbank unter anderem Kaufleute für Büromanagement und Fremdsprachenkorrespondenten.
Wie lang darf der Lebenslauf für das Sekretariat sein?
Bis zu 2 DIN-A4-Seiten, das ist der Rahmen, den die Bundesagentur für Arbeit absteckt. Haben Sie in 3 oder 4 Sekretariaten gearbeitet, ist die zweite Seite angemessen. Die Muster auf dieser Website sind auf 1 Seite gesetzt, was eine Entscheidung der Gestaltung ist und kein Maßstab für Ihr Dokument.
Gehört ein Foto in den Lebenslauf einer Sekretärin?
Das entscheiden Sie selbst: Ein Foto ist nicht vorgeschrieben, und kein Arbeitgeber darf eines fordern. Bei der Bundesagentur für Arbeit finden sich beide Haltungen: Die Seite zum Lebenslauf nennt das Foto „kein Muss mehr“, das Bewerbungstraining sieht den Lebenslauf ohne Deckblatt weiterhin mit Foto vor. Im Mittelstand und im öffentlichen Dienst ist ein Bewerbungsfoto aus dem Fotostudio noch verbreitet.
Sollte ich frühere Vorgesetzte als Referenz nennen?
Nein, in einem deutschen Lebenslauf stehen keine Referenzgeber. An ihre Stelle tritt das Arbeitszeugnis, das Ihnen nach § 109 der Gewerbeordnung am Ende jedes Arbeitsverhältnisses zusteht. Fügen Sie der Bewerbung Kopien Ihrer letzten 2 bis 4 Zeugnisse bei, das jüngste zuoberst.
Gehören Ort, Datum und Unterschrift unter den Lebenslauf?
Ja, das ist die übliche Schlusszeile, auch wenn die Bundesagentur für Arbeit die Unterschrift als „nicht unbedingt notwendig“ einstuft und in ihr nur einen möglichen Vorteil sieht. In Verwaltungen und Behörden wird sie fast immer erwartet. Das Datum steht an dieser Stelle mit Tag, Monat und Jahr: „Lübeck, 12.10.2026“.
Gebe ich Stenografie und Schreibmaschine noch an?
Stenografie nur, wenn Sie sie beherrschen und die Stelle Protokolle oder Diktate verlangt, dann mit Silben pro Minute. Das Wort Schreibmaschine streichen Sie. Schreiben Sie „Tastschreiben“ mit Anschlägen pro Minute und nennen Sie das Textprogramm unter „EDV-Kenntnisse“.
Fazit
Ein Lebenslauf für das Sekretariat überzeugt, wenn er das Büro erkennen lässt, aus dem Sie kommen: seine Art, die Personenzahl und die Mengen eines gewöhnlichen Tages. Schreibleistung und Programme stehen mit Wert und Funktion da, die Ausbildung mit der Bezeichnung aus dem Zeugnis. Den Nachweis führen die Arbeitszeugnisse in den Anlagen.