Das Wichtigste in Kürze
- Als Position steht im Lebenslauf die Bezeichnung aus Arbeitsvertrag und Arbeitszeugnis, etwa Assistenz der Geschäftsführung, Vorstandsassistenz oder Teamassistenz, und keine nachträglich aufgewertete Fassung.
- Jede Assistenzstation zeigt, wie viele Geschäftsführer oder Vorstände Sie unterstützen. Die Beschäftigtenzahl des Unternehmens steht in der Station oder, bei der aktuellen Stelle, im Kurzprofil.
- Die 3 bis 5 Stichpunkte pro Station stehen im Substantivstil und enthalten je eine Zahl, etwa zu Terminen pro Woche, Dienstreisen pro Jahr oder Sitzungen eines Gremiums.
- Bei vertraulichen Vorgängen nennen Sie die Art der Aufgabe und ihren Umfang, aber keine Namen, Kaufpreise oder Personalentscheidungen.
- Unter „Ausbildung“ steht Ihr gelernter Beruf mit der Bezeichnung aus dem Prüfungszeugnis, unter „Weiterbildung“ etwa der Geprüfte Fachwirt für Büro- und Projektorganisation (IHK).
- Fremdsprachen stehen mit Einstufung und GER-Stufe unter „Sprachkenntnisse“, und mindestens ein Stichpunkt zeigt, wofür Sie die Sprache im Beruf verwenden.
Lebenslauf für die Assistenz der Geschäftsführung: Aufbau und Reihenfolge
Assistenz der Geschäftsführung ist eine Tätigkeit und kein Ausbildungsberuf. In BERUFENET, der Berufsdatenbank der Bundesagentur für Arbeit, passt dazu die Beschreibung des Sekretariats: Büro- und Assistenzaufgaben, die Vorgesetzte entlasten. Arbeitgeber erwarten dafür nach dieser Beschreibung häufig eine kaufmännische Aus- oder Weiterbildung.
Über den Zuschnitt einer Stelle verrät die Bezeichnung wenig. Das muss der Lebenslauf nachliefern: wem Sie zuarbeiten, wie groß das Unternehmen ist und was Sie selbstständig erledigen.
Gebräuchlich ist die tabellarische Form, bei der die jüngste Station den Anfang macht. Mehr als 2 DIN-A4-Seiten sollten es nach den Hinweisen der Bundesagentur für Arbeit nicht werden. Wer 15 Jahre Assistenz in 4 Unternehmen vorweisen kann, darf beide Seiten füllen; ein Mangel ist das nicht.
- Persönliche Daten: Name, Anschrift, Telefon, E-Mail, auf Wunsch Geburtsdatum
- Kurzprofil mit Ebene, Unternehmensgröße und Schwerpunkten
- Berufserfahrung, jüngste Station oben
- Ausbildung mit Abschluss, Note und Schulabschluss
- Weiterbildung mit Jahr
- Kenntnisse, EDV-Kenntnisse und Sprachkenntnisse
- Ort, Datum, Unterschrift
Die Bundesagentur für Arbeit zählt das Geburtsdatum zu den persönlichen Daten. Vorgeschrieben ist es nicht, und ohne diese Angabe ist Ihr Lebenslauf ebenso vollständig. Familienstand, Konfession und Staatsangehörigkeit lassen Sie weg.
Assistenz, Vorstandsassistenz oder Executive Assistant: die Positionsbezeichnung im Lebenslauf
Für sehr ähnliche Arbeit sind mehrere Bezeichnungen im Umlauf, und jede lässt den Leser etwas anderes erwarten. In den Lebenslauf gehört die Bezeichnung aus Ihrem Arbeitsvertrag, weil sie auch im Arbeitszeugnis steht, das der Bewerbung beiliegt.
| Bezeichnung | Wo sie vorkommt | Das gehört in die Station |
|---|---|---|
| Assistenz der Geschäftsführung | GmbH, vom Familienunternehmen bis zur Konzerntochter | Zahl der Geschäftsführer, Beschäftigtenzahl, Gesellschafterversammlungen und Beiratssitzungen |
| Vorstandsassistenz | Aktiengesellschaft, Genossenschaft, Verein oder Stiftung | Ressort des Vorstandsmitglieds, Sitzungen des Aufsichtsrats, Haupt- oder Mitgliederversammlung |
| Sekretariat der Geschäftsleitung, Chefsekretariat | Vor allem ältere Arbeitsverträge und Zeugnisse | Korrespondenz, Telefon, Besucherempfang und Ablage, jeweils mit Menge |
| Executive Assistant, Personal Assistant | Unternehmen mit Englisch als Arbeitssprache | Sprache der Korrespondenz, Länder und Zeitzonen der Termine |
| Office Management | Kleine Unternehmen, Kanzleien und Agenturen | Zahl der Beschäftigten am Standort, Einkauf, Empfang und Dienstleister |
| Teamassistenz, Bereichsassistenz | Abteilungen und Bereiche unterhalb der Geschäftsführung | Größe des Teams und Leitungsebene der Vorgesetzten |
Ein englischer Titel aus dem Vertrag bleibt englisch und bekommt keine Übersetzung in Klammern. Hat sich Ihre Bezeichnung im selben Unternehmen geändert, legen Sie für jede Bezeichnung eine eigene Station an: So wird der Aufstieg von der Teamassistenz in das Vorzimmer der Geschäftsführung sichtbar.
Kurzprofil für die Assistenz der Geschäftsführung: Formel und Beispiel
Verlangt wird ein Kurzprofil in Deutschland nicht, ein Lebenslauf ohne diesen Abschnitt ist vollständig. In der Assistenz hilft es dennoch, weil 3 bis 4 Zeilen sofort klären, auf welcher Ebene und für ein wie großes Unternehmen Sie arbeiten.
Formel für das Kurzprofil
Positionsbezeichnung mit Zahl Berufsjahren im Bereich, seit Jahr Assistenz für Zahl und Funktion der Vorgesetzten eines Art und Größe des Unternehmens. Schwerpunkte: 2 bis 3 Aufgaben. Abschluss oder Fortbildung. Fremdsprache mit Einstufung.
Beispiel
Assistentin der Geschäftsführung mit 11 Berufsjahren im Sekretariat, seit 2019 Assistenz für die 3 Geschäftsführer eines Logistikdienstleisters mit 540 Beschäftigten. Schwerpunkte: Gremienorganisation, Reisemanagement und Veranstaltungen für Kunden. Gelernte Kauffrau für Bürokommunikation. Englisch verhandlungssicher (C1).
Streichen Sie Eigenschaften, die jede Stellenanzeige für das Sekretariat aufzählt: „diskret“, „loyal“ und „organisationsstark“ kann jeder über sich schreiben. Diskretion zeigen Sie dadurch, dass Ihr Lebenslauf selbst nichts Vertrauliches preisgibt.
Falsch
Zuverlässige, diskrete und belastbare Assistentin mit Organisationstalent und sicherem Auftreten auf allen Hierarchieebenen.
Richtig
Assistentin der Geschäftsführung mit 6 Berufsjahren, zuletzt Assistenz für den Alleingeschäftsführer eines Softwarehauses mit 85 Beschäftigten, einschließlich Vorbereitung der jährlichen Gesellschafterversammlung.
Ebene, Unternehmensgröße und Gremium lassen sich im Gespräch überprüfen, 4 Eigenschaftswörter nicht.
Als Muster dient im Folgenden eine Assistentin aus dem Maschinenbau in Bielefeld. Das Kurzprofil dazu:
Kurzprofil
Assistentin der Geschäftsführung mit 8 Berufsjahren im Büromanagement, seit 2021 Assistenz für den kaufmännischen und den technischen Geschäftsführer eines Herstellers von Antriebstechnik mit 260 Beschäftigten. Schwerpunkte: Kalender- und Reisemanagement, Vorbereitung der Beiratssitzungen und Entscheidungsvorlagen für den Führungskreis. Geprüfte Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation (IHK). Englisch fließend (C1).
Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung: Stationen mit Zahlen
Eine Station besteht aus Position, Zeitraum mit Monat und Jahr, Arbeitgeber und Ort. Für die Aufgaben darunter rät die Bundesagentur für Arbeit zu 3 bis 5 kurzen Stichpunkten.
Üblich ist dafür der Substantivstil, ohne „ich“ und ohne gebeugtes Verb: „Vorbereitung der …“, „Abstimmung von …“. In jeden Stichpunkt gehört eine Zahl, denn „Terminplanung und Reiseorganisation“ beschreibt das Büro eines Handwerksbetriebs genauso wie das Vorzimmer eines Konzernvorstands.
Falsch
Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben.
Richtig
Vorbereitung von 4 Beiratssitzungen pro Jahr: Abstimmung der Tagesordnung, Versand der Unterlagen an 7 Mitglieder, Protokoll innerhalb von 3 Arbeitstagen.
Gremium, Umfang und Frist zeigen, was sich hinter „Unterstützung“ verbirgt.
Zählen lässt sich in der Assistenz mehr, als es zunächst scheint:
| Aufgabe | So kann es im Lebenslauf stehen |
|---|---|
| Kalender | Kalenderführung für 3 Geschäftsführer, rund 60 Termine pro Woche einschließlich Priorisierung und Bereitstellung der Unterlagen. |
| Dienstreisen | Planung von rund 50 Dienstreisen jährlich in 6 Länder, von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung. |
| Gremien | Organisation der jährlichen Gesellschafterversammlung für 12 Gesellschafter, Versand von Einladung und Unterlagen 3 Wochen vor dem Termin. |
| Entscheidungsvorlagen | Aufbereitung von monatlich 6 bis 8 Vorlagen aus Controlling, Vertrieb und Personal für den Führungskreis. |
| Veranstaltungen | Organisation eines Kundentags für 140 Gäste, Budget 38.000 EUR. |
| Budget | Verwaltung des Sekretariatsbudgets von 85.000 EUR pro Jahr, Abschluss 4 % unter Plan. |
| Projekte | Einführung der digitalen Rechnungsfreigabe für 14 Kostenstellen, Verkürzung der Durchlaufzeit von 9 auf 4 Tage. |
Die aktuelle Station erhält die meisten Stichpunkte, frühere werden knapper. Bei der Assistentin aus Bielefeld sieht das so aus:
Berufserfahrung
- Kalender- und Postfachführung für den kaufmännischen und den technischen Geschäftsführer: rund 45 Termine pro Woche, Korrespondenz auf Deutsch und Englisch.
- Vorbereitung der 4 Beiratssitzungen pro Jahr für 7 Mitglieder, von der Tagesordnung bis zum Protokoll.
- Planung von rund 70 Dienstreisen jährlich in 9 Länder, Abrechnung über SAP Concur.
- 2024 Organisation des Umzugs der Verwaltung in den Neubau: 85 Arbeitsplätze, Abschluss nach 6 Wochen wie geplant.
Vertrauliche Aufgaben im Lebenslauf: was Sie nennen und was Sie weglassen
Wer der Geschäftsführung zuarbeitet, erfährt von Gehältern, Kaufverhandlungen und Kündigungen oft früher als die übrige Belegschaft. Im Lebenslauf stehen davon die Art der Aufgabe und ihr Umfang, nie der Inhalt. Was Ihr Arbeitsvertrag als vertraulich einstuft, bleibt es auch in der Bewerbung.
- Nennen: die Art des Vorgangs, etwa Unternehmensverkauf, Standortverlagerung oder Betriebsprüfung
- Nennen: Ihren eigenen Anteil, etwa Datenraum, Terminabstimmung oder Protokoll, dazu die Zahl der Beteiligten
- Weglassen: Namen von Vertragspartnern, Kaufpreise, Gehälter und Personalentscheidungen
- Weglassen: die Namen Ihrer Vorgesetzten, die Funktion genügt
- Weglassen: alles, was das Unternehmen noch nicht selbst bekannt gegeben hat
Falsch
Mitarbeit beim Verkauf der polnischen Tochtergesellschaft an einen Wettbewerber für 14 Mio. EUR.
Richtig
Pflege des Datenraums bei einem Unternehmensverkauf: Bereitstellung von rund 900 Dokumenten für 3 Bietergruppen und Abstimmung von 22 Terminen in 5 Monaten.
Die zweite Fassung zeigt mehr Verantwortung und verrät trotzdem weder Käufer noch Preis.
Dieselbe Zurückhaltung gilt für private Angelegenheiten der Vorgesetzten. Haben Sie für einen Inhaber auch private Termine und Reisen organisiert, genügt ein Stichpunkt wie „Organisation privater Termine und Reisen des Inhabers“, ergänzt um die Zahl der Reisen.
Kenntnisse, EDV-Kenntnisse und Sprachkenntnisse in der Assistenz
Als Kernkompetenzen im Sekretariat nennt BERUFENET unter anderem Büromanagement, Korrespondenz, Reiseorganisation und Telefondienst. Zu den weiteren Kompetenzen zählen dort die Vorbereitung und Organisation von Besprechungen, das Erstellen von Präsentationsunterlagen und die Reisekostenabrechnung.
Unter „Kenntnisse“ genügen Stichworte. Jedes davon braucht eine Station, in der es mit einer Zahl wieder auftaucht.
| Kenntnis | Art | Beleg im Lebenslauf |
|---|---|---|
| Gremienorganisation | fachlich | Zahl der Sitzungen pro Jahr und der Mitglieder in der Station |
| Protokollführung | fachlich | Art der Sitzung und Frist bis zum Versand des Protokolls |
| Reisemanagement | fachlich | Reisen pro Jahr und Länder, das Buchungssystem unter „EDV-Kenntnisse“ |
| Geschäftskorrespondenz in 2 Sprachen | fachlich | Empfängerkreis im Stichpunkt, die Einstufung unter „Sprachkenntnisse“ |
| Priorisieren | persönlich | Zahl der Termine und Anfragen, die pro Woche bei Ihnen eingehen |
| Verschwiegenheit | persönlich | Vertrauliche Vorgänge nach Art und Umfang, ohne Inhalt |
| Outlook, PowerPoint, SAP Concur | EDV | Unter „EDV-Kenntnisse“, im Stichpunkt mit dem Einsatzzweck |
Im Umgang mit ausländischen Geschäftspartnern sind nach derselben Quelle Fremdsprachenkenntnisse erforderlich. Unter „Sprachkenntnisse“ steht jede Sprache mit einer Einstufung von „Grundkenntnisse“ bis „Muttersprache“ und der Stufe des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens (GER) in Klammern. „Verhandlungssicher“ schreiben Sie nur, wenn eine Station den beruflichen Gebrauch zeigt, denn im Vorstellungsgespräch kann das Gegenüber jederzeit ins Englische wechseln.
Kenntnisse
Gremienorganisation · Protokollführung · Reisemanagement · Entscheidungsvorlagen · Veranstaltungsorganisation
EDV-Kenntnisse: Outlook (Stellvertretung für 2 Postfächer) · PowerPoint · Excel · Microsoft Teams · SAP Concur
Sprachkenntnisse:
Deutsch: Muttersprache
Englisch: fließend (C1)
Französisch: Grundkenntnisse (A2)
Ausbildung und Weiterbildung: Büromanagement, Fachwirt und Sprachprüfung
Unter „Ausbildung“ steht der Beruf, den Sie gelernt haben, mit der Bezeichnung aus Ihrem Prüfungszeugnis. Als Zugangsberufe für das Sekretariat führt BERUFENET unter anderem Kaufleute für Büromanagement, Fremdsprachenkorrespondenten und Managementassistenten auf.
| Abschluss | Geregelt durch | So steht es im Lebenslauf |
|---|---|---|
| Kaufmann für Büromanagement | Ausbildungsordnung des Bundes, bei Ausbildungsbeginn ab 08/2014 | Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement, darunter folgen Abschlussprüfung vor der IHK, Note und die 2 Wahlqualifikationen |
| Bürokaufmann, Kaufmann für Bürokommunikation | Ausbildungsordnungen des Bundes, bei Ausbildungsbeginn vor 08/2014 | Ausbildung zur Bürokauffrau oder zur Kauffrau für Bürokommunikation, je nachdem, was Ihr Zeugnis ausweist |
| Managementassistent | Landesrecht in Bayern, 2 Jahre Berufsfachschule | Staatlich geprüfte Euro-Management-Assistentin, Berufsfachschule mit Ort |
| Fachwirt für Büro- und Projektorganisation | Prüfungsverordnung des Bundes, Prüfung vor der IHK | Geprüfte Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation (IHK), Jahr, unter „Weiterbildung“ |
| Berufsspezialist für fremdsprachige Kommunikation | Prüfungsverordnung des Bundes, in Kraft seit 27.03.2024; davor Geprüfter Fremdsprachenkorrespondent | Titel wie auf dem IHK-Zeugnis, dazu die geprüfte Sprache |
Das IHK-Zeugnis einer Ausbildung nennt Punkte und eine Note in Worten. Übernehmen Sie beides unverändert, etwa „gut (89 Punkte)“, und rechnen Sie nichts in eine Kommanote um. Als Station nennen Sie den Ausbildungsbetrieb mit Ort:
Ausbildung
Abschlussprüfung vor der IHK Ostwestfalen zu Bielefeld, Note: gut (89 Punkte). Wahlqualifikationen: Assistenz und Sekretariat, Personalwirtschaft.
Der Schulabschluss bildet die letzte Zeile unter „Ausbildung“. Noten bleiben rund 10 Jahre nach dem Abschluss im Lebenslauf, und zwar bei allen Abschlüssen aus dieser Zeit oder bei keinem.
Der naheliegende Fortbildungsabschluss ist der Geprüfte Fachwirt für Büro- und Projektorganisation (IHK). Zur Prüfung zugelassen wird laut Prüfungsverordnung unter anderem, wer eine 3-jährige kaufmännische oder verwaltende Ausbildung abgeschlossen hat und danach mindestens 1 Jahr Berufspraxis nachweist. Mit der bestandenen Prüfung ist zugleich die berufs- und arbeitspädagogische Eignung nachgewiesen, eine eigene Zeile für die Ausbildereignung brauchen Sie dann nicht.
Unter „Weiterbildung“ steht der jüngste Eintrag oben. Die Note eines Fortbildungsabschlusses geben Sie in der Form an, in der das Zeugnis sie ausweist, Seminare ohne Prüfung mit Umfang und Jahr:
Weiterbildung
- Seminar Reisekostenrecht und Reisekostenabrechnung, 8 Stunden, 2025
- Seminar Protokollführung in Gremiensitzungen, 16 Stunden, 2024
- Geprüfte Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation (IHK), 2022, Note: 2,1
Einstieg in die Assistenz der Geschäftsführung: Berufseinsteiger und Quereinsteiger
Der Weg in das Vorzimmer der Geschäftsführung führt häufig über eine Team- oder Abteilungsassistenz. Zeigen Sie in dieser Station alles, was bereits Arbeit für die Leitungsebene war: die Urlaubsvertretung im Sekretariat der Geschäftsführung, Vorlagen für die Bereichsleitung, die Organisation einer Tagung.
Berufserfahrung
- Terminkoordination und Angebotsversand für den Vertriebsleiter und 12 Mitarbeitende im Innen- und Außendienst.
- Vertretung der Assistentin der Geschäftsführung an rund 30 Arbeitstagen pro Jahr.
- Organisation der jährlichen Vertriebstagung für 60 Teilnehmende aus 9 Ländern.
Haben Sie weniger als 2 Jahre Berufserfahrung, können Sie „Ausbildung“ vor „Berufserfahrung“ setzen. Praktika und Werkstudententätigkeiten in einem Sekretariat zählen dann als Stationen, sofern sie eine Aufgabe mit Zahl hergeben.
Kommen Sie als Quereinsteiger aus der Hotellerie, aus einer Kanzlei oder aus dem Veranstaltungsmanagement, stellen Sie in jeder Station die Aufgaben nach vorn, die auch ein Geschäftsführungssekretariat prägen: Terminabstimmung, Gästebetreuung, Reiseplanung und Korrespondenz.
Falsch
Verantwortlich für den Empfang und die Betreuung der Gäste.
Richtig
Betreuung von jährlich rund 40 Tagungen mit bis zu 120 Gästen als stellvertretende Empfangsleiterin, einschließlich Ablaufabstimmung mit den Sekretariaten der buchenden Unternehmen.
Die Station bleibt eine Hotelstation, zeigt aber Planung, Menge und den Umgang mit Vorzimmern.
Häufige Fragen zum Lebenslauf als Assistenz der Geschäftsführung
Welche Ausbildung brauche ich für die Assistenz der Geschäftsführung?
Eine bestimmte Ausbildung ist nicht vorgeschrieben, denn die Assistenz der Geschäftsführung ist kein geregelter Beruf. Laut BERUFENET erwarten Arbeitgeber im Sekretariat häufig eine kaufmännische Aus- oder Weiterbildung. Dazu passt etwa die Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement, später ergänzt um den Geprüften Fachwirt für Büro- und Projektorganisation.
Sollte ich die Namen der Geschäftsführer im Lebenslauf nennen?
Nein, nötig ist das nicht. Es genügt die Funktion, etwa „kaufmännischer Geschäftsführer“ oder „Vorstand Finanzen“, zusammen mit der Größe des Unternehmens. Arbeitgeber und Ort stehen ohnehin in der Station, und ein Lebenslauf ohne Namen Dritter passt zu einer Stelle, die Zurückhaltung verlangt.
Wie lang darf der Lebenslauf für eine Assistenzstelle sein?
Höchstens 2 DIN-A4-Seiten, denn weiter reicht der Rahmen nicht, den die Bundesagentur für Arbeit vorgibt. Nach mehreren Stationen im Sekretariat dürfen Sie beide Seiten nutzen. Dass die Muster auf dieser Website mit 1 Seite auskommen, ist eine Gestaltungsentscheidung und keine Regel für Ihren eigenen Lebenslauf.
Gehört ein Foto in den Lebenslauf einer Assistenz der Geschäftsführung?
Vorgeschrieben ist ein Foto nicht, verlangen darf es kein Arbeitgeber, und die Entscheidung liegt bei Ihnen. Die Bundesagentur für Arbeit nennt es auf ihrer Seite zum Lebenslauf „kein Muss mehr“; in ihrem Bewerbungstraining gehört es dagegen weiter zum Lebenslauf, wenn kein Deckblatt verwendet wird. In inhabergeführten Unternehmen und im Mittelstand ist ein professionelles Bewerbungsfoto noch verbreitet.
Gehören Referenzen früherer Vorgesetzter in den Lebenslauf?
Nein, auch wenn in der Assistenz das Urteil der früheren Vorgesetzten besonders zählt. Dieses Urteil steht im Arbeitszeugnis, auf das Sie nach § 109 der Gewerbeordnung am Ende jedes Arbeitsverhältnisses Anspruch haben. Legen Sie Kopien Ihrer letzten 2 bis 4 Zeugnisse bei, das jüngste obenauf.
Sollte ich den Lebenslauf unterschreiben?
Ja, in der Assistenz spricht viel dafür, weil Sie später selbst unterschriftsreife Dokumente vorbereiten. Die Bundesagentur für Arbeit hält die Unterschrift für „nicht unbedingt notwendig“, sieht in ihr aber einen möglichen Vorteil. Ort und Datum stehen davor, das Datum mit Tag, Monat und Jahr: „Bielefeld, 11.10.2026“.
Wie gebe ich eine Auszeit zwischen 2 Stellen an?
Als eigene Zeile mit Zeitraum und Inhalt, etwa „Elternzeit“, „Pflege eines Angehörigen“ oder „Vollzeitlehrgang zur Geprüften Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation“. Die Bundesagentur für Arbeit empfiehlt, Unterbrechungen von mehr als 2 Monaten anzugeben und dazuzuschreiben, was Sie in dieser Zeit gemacht haben.
Fazit
Der Lebenslauf für die Assistenz der Geschäftsführung muss zeigen, was die Positionsbezeichnung offenlässt: Ebene, Unternehmensgröße und Umfang Ihrer Aufgaben. Zahlen zu Terminen, Reisen und Gremien machen das greifbar, und Vertrauliches bleibt auch auf dem Papier vertraulich. Den Beleg liefern die Arbeitszeugnisse in den Anlagen und ein Dokument ohne Fehler.