Das Wichtigste in Kürze
- Unter „Berufserfahrung“ steht die Bezeichnung aus Ihrem Arbeitsvertrag, etwa Bürokraft oder Bürohilfe, und unter „Ausbildung“ der Beruf, den Sie tatsächlich gelernt haben.
- Jeder Stichpunkt nennt eine Büroaufgabe im Substantivstil und ihre Menge: 45 Rechnungen pro Monat, 35 Anrufe täglich, 220 Belege für das Steuerbüro.
- Bei Teilzeit und Minijob gehören die Wochenstunden in die Positionszeile, weil der Leser Ihre Mengen sonst an einer Vollzeitstelle misst.
- Unter „EDV-Kenntnisse“ stehen Programme mit dem, was Sie darin erledigen, etwa Word mit Serienbriefen oder Excel mit Filtern und Summenformeln.
- Ein ICDL-Modul oder eine Teilqualifikation gehört unter „Weiterbildung“; ein Berufsabschluss ist keines von beiden.
- Länger als 2 DIN-A4-Seiten wird der Lebenslauf nicht. Statt Referenzen legen Sie Kopien Ihrer Arbeitszeugnisse bei, auch aus einem Minijob.
Aufbau: Was in den Lebenslauf einer Bürokraft gehört
Am nächsten kommt der Stelle, was BERUFENET, die Berufsdatenbank der Bundesagentur für Arbeit, unter den Bezeichnungen „Bürohilfe“ und „Bürohilfskraft“ beschreibt: Daten erfassen, Post und E-Mails bearbeiten, Serienbriefe erstellen, Bestellungen und Lieferscheine prüfen, die Ablage erledigen und am Telefon Anfragen entgegennehmen. Eine abgeschlossene Berufsausbildung setzt die Tätigkeit demnach nicht voraus; üblich ist eine Einweisung am Arbeitsplatz.
Weil hinter der Bezeichnung keine Prüfung steht, muss der Abschnitt „Berufserfahrung“ zeigen, was Sie können. Er steht deshalb vor „Ausbildung“, in Tabellenform und mit der jüngsten Stelle ganz oben:
- Persönliche Daten, das Geburtsdatum nach Wunsch
- Kurzprofil, falls Sie eines schreiben
- Berufserfahrung mit Bezeichnung, Betrieb, Ort und Zeitraum, bei Teilzeit zusätzlich mit Wochenstunden
- Ausbildung mit Berufsabschluss und Schulabschluss
- Weiterbildung mit Anbieter und Jahr
- Kenntnisse, EDV-Kenntnisse und Sprachkenntnisse
- Ort, Datum und Unterschrift
Die Bundesagentur für Arbeit nennt 2 Seiten als Obergrenze. Wer seit 15 Jahren in Büros arbeitet, füllt beide; nach wenigen Stationen genügt 1 Seite.
Zu den persönlichen Daten zählt die Bundesagentur für Arbeit auch Geburtsdatum und Geburtsort. Vorgeschrieben ist beides nicht. Familienstand, Kinder und Konfession bleiben weg, auch wenn Sie wegen der Familie in Teilzeit arbeiten. Die Unterschrift am Ende ist laut Bundesagentur „nicht unbedingt notwendig“. Wenn Sie unterschreiben, stehen darüber Ort und vollständiges Datum, etwa „Ravensburg, 11.10.2026“.
Kurzprofil für Bürokräfte: Aufgaben, Wochenstunden, Programme
Auf das Kurzprofil dürfen Sie verzichten; kein Arbeitgeber erwartet es. Für Bürokräfte hat es trotzdem einen Nutzen: Die Bezeichnung allein verrät wenig, und 3 Zeilen am Anfang klären, ob Sie am Empfang sitzen, Rechnungen schreiben oder die Ablage führen.
Formel für das Kurzprofil
Bezeichnung aus dem Arbeitsvertrag seit Zahl Jahren in Art des Betriebs, Vollzeit oder Wochenstunden. 2 Hauptaufgaben mit Menge. Programme, mit denen Sie täglich arbeiten. Gelernter Beruf oder Kurs, falls er zur Stelle passt.
Beispiel
Bürokraft seit 6 Jahren in einer Kfz-Werkstatt mit 9 Beschäftigten, Teilzeit mit 20 Wochenstunden. Terminvergabe für rund 25 Werkstattaufträge pro Woche und Schreiben der Rechnungen nach den Arbeitskarten der Mechaniker. Tägliche Arbeit mit Word, Excel und einem Werkstattprogramm. Gelernte Friseurin.
„Zuverlässig“, „flexibel“ und „gute PC-Kenntnisse“ kann ein Betrieb erst beim Probearbeiten prüfen. Mengen und Programme prüft er schon beim Lesen.
Falsch
Zuverlässige und flexible Bürokraft mit guten PC-Kenntnissen, freundlichem Auftreten am Telefon und Spaß an Büroarbeit.
Richtig
Bürokraft seit 4 Jahren in einem Pflegedienst mit 38 Beschäftigten. Telefonzentrale mit rund 60 Anrufen täglich, dazu Erfassung der Leistungsnachweise für 140 Patientinnen und Patienten zur monatlichen Abrechnung.
Nach Betrieb, Anrufen und Nachweisen kann im Vorstellungsgespräch gefragt werden, nach den Adjektiven der ersten Fassung nicht.
Kommen Sie aus einem anderen Beruf, nennt die letzte Zeile, was Sie von dort mitbringen:
Kurzprofil
Bürokraft in einer Zimmerei mit 14 Beschäftigten, seit 2021 in Teilzeit mit 25 Wochenstunden. Schreiben von Angeboten und Rechnungen nach Vorgabe des Meisters, Terminplanung für 3 Montagekolonnen, Telefondienst, Belegvorbereitung für das Steuerbüro. Sicherer Umgang mit Word, Excel und DATEV Unternehmen online. Gelernte Verkäuferin, davor 6 Jahre im Einzelhandel mit täglichem Kundenkontakt.
Berufserfahrung als Bürokraft: Büroaufgaben mit Mengen angeben
Zu jeder Stelle gehören die Bezeichnung, der Betrieb mit Ort und der Zeitraum in Monat und Jahr. Übernehmen Sie die Bezeichnung aus Arbeitsvertrag oder Arbeitszeugnis: Bürokraft, Bürohilfe, Mitarbeiterin im Büro.
Darunter folgen 3 bis 5 Stichpunkte, so viele empfiehlt die Bundesagentur für Arbeit je Station. Die Stichpunkte stehen im Substantivstil, ohne „ich“ und ohne gebeugtes Verb: „Schreiben von Rechnungen“, „Ablage der Lieferscheine“. In jeden gehört eine Menge, denn „Postbearbeitung“ allein kann 1 Brief am Tag bedeuten oder 80.
Falsch
Allgemeine Bürotätigkeiten, Telefondienst und Ablage.
Richtig
Telefondienst mit durchschnittlich 55 Anrufen täglich, dazu Ablage von rund 300 Lieferscheinen pro Monat, sortiert nach Kunde und Liefertermin.
Durch die Mengen wird aus 3 Schlagwörtern ein Arbeitsplatz, dessen Umfang der neue Betrieb einschätzen kann.
Zählen lässt sich fast alles, was über Ihren Schreibtisch geht:
| Aufgabe | So kann es im Lebenslauf stehen |
|---|---|
| Post | Verteilung der Eingangspost an 6 Abteilungen, Frankierung von rund 70 Sendungen pro Tag. |
| Datenerfassung | Erfassung von wöchentlich 180 Stundenzetteln in der Lohnsoftware, Pflege von 950 Kundenstammsätzen. |
| Schreibarbeiten | Schreiben von 25 Briefen pro Woche nach Diktat und Vorlage, gestaltet nach DIN 5008. |
| Empfang | Begrüßung und Anmeldung von 30 Besucherinnen und Besuchern täglich, Raumbelegung für 4 Besprechungszimmer. |
| Lieferscheine und Material | Abgleich von monatlich 120 Lieferscheinen mit den Bestellungen, Einkauf von Büromaterial für 45 Arbeitsplätze. |
Die jüngste Stelle bekommt die ausführlichsten Stichpunkte. Hat sich an Ihrem Arbeitsplatz etwas durch Sie geändert, etwa die Ablage oder ein Formular, gehört das mit Jahr dazu:
Berufserfahrung
- Schreiben von rund 30 Angeboten und 45 Rechnungen pro Monat nach den Aufmaßen und Vorgaben des Zimmermeisters.
- Terminplanung für 3 Montagekolonnen und Telefondienst mit rund 35 Anrufen am Tag.
- Vorbereitung von monatlich rund 220 Belegen für das Steuerbüro in DATEV Unternehmen online.
- 2023 Umstellung der Ablage auf digitale Bauakten, Scannen und Benennen von 610 Akten nach Bauvorhaben.
Teilzeit, Minijob und Aushilfstätigkeit im Lebenslauf angeben
Arbeiten Sie nicht in Vollzeit, gehört der Umfang in die Positionszeile. 45 Rechnungen pro Monat sind in 12 Wochenstunden eine andere Leistung als in 40, und ohne die Angabe rechnet der Leser mit Vollzeit.
Ein Minijob mit Verdienstgrenze ist 2026 laut Minijob-Zentrale eine Beschäftigung mit durchschnittlich höchstens 603 EUR Verdienst im Monat. Den Verdienst schreiben Sie nicht in den Lebenslauf, wohl aber die Wochenstunden.
| Art der Stelle | Positionszeile | Was dazugehört |
|---|---|---|
| Vollzeit | Bürokraft | Kein Zusatz nötig |
| Teilzeit | Bürokraft (Teilzeit, 25 Wochenstunden) | Die Stunden aus dem Arbeitsvertrag |
| Minijob | Bürohilfe (Minijob, 10 Wochenstunden) | Wochenstunden statt Verdienst |
| Befristete Aushilfstätigkeit | Aushilfe im Büro | Der Anlass in einem Stichpunkt, etwa eine Elternzeitvertretung von 9 Monaten |
Ein Minijob neben einer Hauptstelle oder während der Familienzeit ist eine eigene Station mit eigenen Stichpunkten. Er schließt zugleich die Lücke, die sonst an dieser Stelle im Lebenslauf stünde:
Berufserfahrung
- Ablage der Nebenkostenbelege für 14 Wohnanlagen mit insgesamt 260 Wohnungen.
- Versand der jährlichen Abrechnungen an 260 Mietparteien als Serienbrief in Word.
Kenntnisse und EDV-Kenntnisse: Word, Excel und Tastschreiben belegen
Zu den Kompetenzen der Tätigkeit rechnet BERUFENET unter anderem Ablage und Registratur, Daten- und Texterfassung, Korrespondenz, Postbearbeitung, Stammdatenpflege und Telefondienst. Übernehmen Sie davon unter „Kenntnisse“, was eine Ihrer Stationen mit einer Menge belegt.
| Kenntnis | Beleg im Lebenslauf |
|---|---|
| Postbearbeitung | Sendungen pro Tag und die Zahl der Abteilungen oder Personen, an die Sie verteilen |
| Daten- und Texterfassung | Datensätze oder Schriftstücke pro Woche, dazu das Programm unter „EDV-Kenntnisse“ |
| Telefondienst | Anrufe pro Tag und was Sie selbst klären, etwa Termine oder Lieferauskünfte |
| Ablage und Registratur | Zahl der Akten oder Ordner und das Ordnungssystem, etwa nach Kundennummer |
| Tastschreiben | Anschläge pro Minute, wenn ein Kurs oder Test sie bescheinigt |
| Freundlicher Umgang mit Kunden | Besucher am Empfang pro Tag oder die Kundengruppe, mit der Sie telefonieren |
Für das Maschinenschreiben kennt BERUFENET 2 Stufen: bis 240 und über 240 Anschläge pro Minute. Eine gemessene Zahl ist deshalb mehr wert als „schnelles Tippen“. Steht sie auf einer Teilnahmebescheinigung, geben Sie sie so an: „Tastschreiben, 220 Anschläge pro Minute“.
Unter „EDV-Kenntnisse“ stehen Programme einzeln und mit dem, was Sie darin erledigen. „MS Office“ sagt wenig, „Word (Serienbriefe, Formatvorlagen)“ und „Excel (Filter, Summenformeln)“ beschreiben einen Arbeitsplatz. Branchenprogramme wie eine Handwerker- oder Praxissoftware nennen Sie mit Namen.
Unter „Sprachkenntnisse“ folgt auf jede Sprache eine Einstufung, bei Fremdsprachen zusätzlich die Stufe nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen. Ist Deutsch nicht Ihre Muttersprache, ist das für eine Bürostelle die wichtigste Zeile des Abschnitts: Tragen Sie die Stufe ein, die Ihr Zertifikat nennt, etwa „Deutsch: fließend (C1)“.
Kenntnisse
Angebots- und Rechnungserstellung · Telefondienst und Terminplanung · Belegvorbereitung für das Steuerbüro · Digitale Ablage · Tastschreiben, 220 Anschläge pro Minute
EDV-Kenntnisse: Word (Serienbriefe, Formatvorlagen) · Excel (Filter, Summenformeln) · Outlook · DATEV Unternehmen online
Sprachkenntnisse:
Deutsch: Muttersprache
Englisch: Grundkenntnisse (A2)
Ausbildung und Schulabschluss: Was Bürokräfte ohne Büroausbildung eintragen
Unter „Ausbildung“ steht, was Sie abgeschlossen haben, auch wenn es mit Büroarbeit nichts zu tun hat. Ein Berufsabschluss als Verkäuferin, Friseurin oder Hotelfachfrau zeigt, dass Sie eine Ausbildung durchgehalten und eine Prüfung bestanden haben, und der Kundenkontakt aus diesen Berufen zählt am Telefon und am Empfang.
Die Berufsbezeichnung übernehmen Sie vom Prüfungszeugnis. In den ersten rund 10 Jahren nach der Prüfung gehört die Note dazu, und zwar so, wie das Zeugnis sie nennt: bei einer Prüfung vor der IHK oder der Handwerkskammer in Punkten und Worten, etwa „befriedigend (71 Punkte)“.
| Ihr Weg | Eintrag unter „Ausbildung“ |
|---|---|
| Berufsabschluss in einem anderen Beruf | Ausbildung zur Verkäuferin, Ausbildungsbetrieb und Ort, Abschlussprüfung vor der IHK |
| Kaufmännischer Berufsabschluss | Die Bezeichnung vom Prüfungszeugnis, etwa Bürokauffrau oder Kauffrau für Büromanagement, je nachdem, was dort steht |
| Fachpraktiker für Büromanagement | Die Abschlussbezeichnung, die Ihre Kammer vergeben hat; bei älteren Abschlüssen kann sie „Fachpraktiker für Bürokommunikation“ lauten |
| Ausbildung ohne Abschluss | Beruf, Betrieb und Zeitraum mit dem Zusatz „(ohne Abschluss)“ |
| Kein Berufsabschluss | Schule mit Ort, Schulabschluss und Jahr; Kurse folgen unter „Weiterbildung“ |
Fachpraktiker für Büromanagement ist laut BERUFENET ein 3-jähriger Ausbildungsberuf für Menschen mit Behinderungen, den die Kammern nach § 66 Berufsbildungsgesetz oder § 42r Handwerksordnung regeln. Der Eintrag steht wie jede Ausbildung mit Kammer und Jahr im Lebenslauf. Ganz unten im Abschnitt folgt Ihr Schulabschluss, so benannt wie auf dem Abschlusszeugnis, mit Schule, Ort und Jahr.
Weiterbildung für Bürokräfte: ICDL, Teilqualifikation, Externenprüfung
Mit Kursen belegen Bürokräfte Kenntnisse, für die sonst nur das eigene Wort stünde. Unter „Weiterbildung“ stehen sie mit Anbieter und Jahr, der neueste Kurs als erster Eintrag.
Weiterbildung
- Kurs Excel-Grundlagen, Volkshochschule Ravensburg, 16 Unterrichtsstunden, 2024
- Kurs Tastschreiben am PC, Volkshochschule Ravensburg, 20 Unterrichtsstunden, 2021
Ein Zertifikat mit Prüfung wiegt mehr als eine Teilnahmebescheinigung. Der ICDL etwa besteht aus einzelnen Modulen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Präsentationen; die Prüfung legen Sie in einem akkreditierten Prüfungszentrum ab. Nennen Sie jedes Modul einzeln, etwa „ICDL Tabellenkalkulation“ mit Jahr. Steht auf einem älteren Zertifikat noch ECDL, bleibt dieser Name im Lebenslauf stehen.
Wer den Berufsabschluss nachholen will, begegnet 2 Begriffen. Eine Teilqualifikation im Beruf Kauffrau für Büromanagement ist ein Baustein und kein Abschluss; mit Bildungsträger gehört sie unter „Weiterbildung“. Die Externenprüfung ist die reguläre Abschlussprüfung ohne vorherige Ausbildung: Nach § 45 Abs. 2 Berufsbildungsgesetz ist auch zuzulassen, wer mindestens das Eineinhalbfache der Ausbildungsdauer in dem Beruf tätig war, bei 3 Jahren Ausbildung also 4,5 Jahre.
Bereiten Sie sich gerade auf die Externenprüfung vor, schreiben Sie den Vorbereitungskurs und den geplanten Prüfungstermin in den Lebenslauf. Die Berufsbezeichnung folgt erst nach bestandener Prüfung, dann unter „Ausbildung“.
Quereinstieg und Wiedereinstieg: Lebenslauf ohne Büroerfahrung
Für eine erste Bürostelle suchen Sie in Ihren bisherigen Stationen die Büroarbeit, die dort schon steckte: die Kassenabrechnung im Laden, den Dienstplan im Restaurant, die Terminvergabe im Salon. Diese Aufgaben rücken in der Station an die erste Stelle.
Falsch
Beratung und Verkauf von Damenmode, Warenpräsentation und Kassieren.
Richtig
Tagesabrechnung von 2 Kassen, Erfassung von wöchentlich rund 150 Wareneingängen im Warenwirtschaftssystem, telefonische Bearbeitung von Reklamationen.
Beide Fassungen beschreiben dieselbe Stelle im Modegeschäft, aber nur die zweite zeigt Arbeit mit Zahlen, Daten und Telefon.
Nach einer Familienzeit steht der Zeitraum als eigene Zeile im Lebenslauf, etwa „Elternzeit“ mit Monat und Jahr für Beginn und Ende. Die Bundesagentur für Arbeit rät, Unterbrechungen von mehr als 2 Monaten anzugeben und dazuzuschreiben, was Sie in dieser Zeit gemacht haben. Ein Kurs oder ein Minijob aus diesen Jahren gehört deshalb in den Lebenslauf, die Kassenführung im Sportverein unter „Ehrenamt“.
Bewerben Sie sich direkt nach der Schule oder nach einer Ausbildung, darf in Ihrem Lebenslauf „Ausbildung“ vor „Berufserfahrung“ stehen. Praktika und Ferienjobs im Büro zählen dann als Stationen, jeweils mit 2 Stichpunkten und einer Menge.
Häufige Fragen zum Lebenslauf als Bürokraft
Ist Bürokraft ein Ausbildungsberuf?
Nein. Bürokraft ist eine Stellenbezeichnung, eine Ausbildungsordnung dazu gibt es nicht. Laut BERUFENET setzt die Tätigkeit als Bürohilfe keine abgeschlossene Berufsausbildung voraus, in der Regel folgt eine Einweisung am Arbeitsplatz. Im Lebenslauf steht „Bürokraft“ deshalb als Bezeichnung unter „Berufserfahrung“, unter „Ausbildung“ dagegen der Beruf, den Sie gelernt haben.
Gehört ein Foto in den Lebenslauf einer Bürokraft?
Vorgeschrieben ist es nicht, kein Betrieb darf es verlangen, und die Entscheidung liegt bei Ihnen. Die Bundesagentur für Arbeit gibt dazu 2 verschiedene Auskünfte: Auf der Lebenslauf-Seite der Behörde heißt es „kein Muss mehr“, in ihrem Bewerbungstraining gehört zum Lebenslauf ohne Deckblatt weiterhin ein Foto. Für Stellen mit Empfang und Kundenkontakt ist ein Bewerbungsfoto vom Fotografen noch verbreitet.
Wie lang darf der Lebenslauf einer Bürokraft sein?
Mehr als 2 DIN-A4-Seiten sieht die Bundesagentur für Arbeit nicht vor, und bei 2 oder 3 Stationen reicht 1 Seite. Haben Sie viele kurze Stellen, Minijobs und Kurse einzutragen, nutzen Sie die 2. Seite, statt Stationen zu streichen und damit Lücken zu erzeugen.
Bekomme ich für einen Minijob im Büro ein Arbeitszeugnis?
Ja. § 109 der Gewerbeordnung gibt Arbeitnehmern bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, und nach § 2 Abs. 2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes gelten geringfügig Beschäftigte als teilzeitbeschäftigte Arbeitnehmer. Bitten Sie beim Ausscheiden darum und legen Sie Ihrer Bewerbung eine Kopie bei. Namen und Telefonnummern früherer Vorgesetzter gehören dagegen nicht in den Lebenslauf.
Wie gebe ich Elternzeit im Lebenslauf an?
Als eigene Zeile mit Zeitraum, etwa „Elternzeit, 05/2017 – 08/2019“, an der Stelle, an der sie zeitlich liegt. Angaben zu Ihren Kindern gehören nicht dazu. Haben Sie in dieser Zeit einen Kurs besucht oder stundenweise gearbeitet, steht das zusätzlich unter „Weiterbildung“ oder als eigene Station.
Gehört die Tippgeschwindigkeit in den Lebenslauf?
Ja, wenn Sie sie belegen können. Eine Angabe wie „Tastschreiben, 220 Anschläge pro Minute“ steht unter „Kenntnisse“, der Kurs mit Anbieter und Jahr unter „Weiterbildung“. Ohne Bescheinigung lassen Sie die Zahl weg und zeigen Ihr Tempo über die Menge der Schriftstücke, die Sie pro Woche schreiben.
Fazit
Der Lebenslauf einer Bürokraft überzeugt durch Stationen, in denen Aufgaben, Mengen, Programme und Wochenstunden stehen, weil die Bezeichnung allein nichts über Umfang und Können verrät. Ehrliche Bezeichnungen und der tatsächlich gelernte Beruf unter „Ausbildung“ halten dem Vergleich mit den Arbeitszeugnissen stand.