Das Wichtigste in Kürze
- Weil bei Bund, Ländern und Kommunen nicht die IHK die Abschlussprüfung abnimmt, steht hinter der Berufsbezeichnung nie „(IHK)“.
- Die Fachrichtung übernehmen Sie im Wortlaut des Prüfungszeugnisses, in Niedersachsen etwa Fachrichtung Landes- und Kommunalverwaltung.
- Auch die Note steht so im Lebenslauf, wie das Zeugnis sie ausweist: In Niedersachsen sind das Punkte von 0 bis 15 mit 2 Nachkommastellen, etwa „gut (11,24 Punkte)“.
- Jede Station nennt Arbeitgeber, Ort und Sachgebiet und enthält Stichpunkte im Substantivstil mit Fallzahlen wie Anträgen pro Monat.
- Verwaltungslehrgänge wie der niedersächsische Angestelltenlehrgang II stehen unter „Weiterbildung“, ein laufender Lehrgang mit dem Jahr der voraussichtlichen Prüfung.
- Nachweise wie Prüfungszeugnis und Arbeitszeugnisse kommen in die Anlagen, weshalb der Lebenslauf keine Referenzen nennt.
Aufbau des Lebenslaufs für die öffentliche Verwaltung
Nach Art. 33 Abs. 2 des Grundgesetzes hat jeder Deutsche nach seiner Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung gleichen Zugang zu jedem öffentlichen Amt. Behörden richten ihre Auswahl an diesen 3 Merkmalen aus, und Ihr Lebenslauf liefert die Belege dafür: Fachrichtung, Abschlussprüfung und Sachgebiete, jeweils mit Zeitraum.
Gliedern Sie den Lebenslauf tabellarisch und beginnen Sie jeden Abschnitt mit dem jüngsten Eintrag. Die Bundesagentur für Arbeit rät zu höchstens 2 DIN-A4-Seiten. Wer schon mehrere Sachgebiete bearbeitet hat, darf diesen Rahmen ausschöpfen. In dieser Reihenfolge stehen die Abschnitte:
- Persönliche Daten mit Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Geburtsdatum
- Kurzprofil als freiwilliger Einstieg
- Berufserfahrung mit Arbeitgeber, Sachgebiet und Zeitraum
- Ausbildung mit Fachrichtung und Abschlussprüfung
- Weiterbildung mit Verwaltungslehrgängen
- Kenntnisse, EDV-Kenntnisse und Sprachkenntnisse
- Ehrenamt, etwa als Wahlhelferin oder Wahlhelfer
- Ort, Datum, Unterschrift
Bei den persönlichen Daten führt die Bundesagentur für Arbeit neben Namen und Kontaktdaten auch Geburtsdatum und Geburtsort auf. Gesetzlich verlangt ist keine der beiden Angaben, ein Lebenslauf ohne Geburtsdatum ist also vollständig. Konfession, Familienstand und Kinder bleiben Privatsache und stehen nicht im Lebenslauf.
Kurzprofil für Verwaltungsfachangestellte: Sachgebiet, Fallzahl, Lehrgang
Ob Sie ein Kurzprofil voranstellen, bleibt Ihnen überlassen. In der Verwaltung lohnt es sich, wenn Sie mehrere Sachgebiete kennen: 3 bis 4 Zeilen ordnen Ihre Stationen dann ein, bevor die Personalstelle sie einzeln liest.
Formel für das Kurzprofil
Berufsbezeichnung, seit Jahr in der Bundes-, Landes- oder Kommunalverwaltung, Schwerpunkt Sachgebiet oder Rechtsgebiet. Fallzahl mit Bezugsgröße und Fachverfahren. Lehrgang oder Prüfung mit Jahr.
Beispiel
Verwaltungsfachangestellter, seit 2021 in der Kommunalverwaltung, Schwerpunkt Gremienarbeit für Kreistag und Ausschüsse. Zuletzt Sitzungsdienst in ALLRIS für 38 Sitzungen pro Jahr, von der Tagesordnung bis zur Niederschrift. Seit 2024 Verwaltungsfachwirt.
Im Anforderungsprofil einer Verwaltungsstelle stehen Sachgebiete, Rechtskenntnisse und Fachverfahren. Nennen Sie im Kurzprofil genau das, statt sich mit Adjektiven wie „bürgernah“ oder „rechtssicher“ zu beschreiben.
Falsch
Engagierte und bürgernahe Verwaltungsfachangestellte mit fundierten Rechtskenntnissen und ausgeprägter Serviceorientierung.
Richtig
Seit 6 Jahren Verwaltungsfachangestellte im Ordnungsamt einer Kreisstadt, Schwerpunkt Gewerberecht: Bearbeitung von rund 60 An-, Um- und Abmeldungen pro Monat nach § 14 GewO.
Amt, Rechtsgrundlage und Menge lassen sich im Vorstellungsgespräch überprüfen, „fundierte Rechtskenntnisse“ dagegen nicht.
So sieht ein Kurzprofil aus, wenn auf die Ausbildung 2 Sachgebiete bei derselben Stadt folgen, hier Salzgitter:
Kurzprofil
Verwaltungsfachangestellte mit 7 Jahren Berufserfahrung bei der Stadt Salzgitter, seit 2022 in der Wohngeldsachbearbeitung. Eigenständige Entscheidung über rund 540 Anträge im Jahr. Davor knapp 3 Jahre im Pass- und Meldewesen mit rund 30 Vorsprachen am Tag. Seit 2025 im Angestelltenlehrgang II am Niedersächsischen Studieninstitut für kommunale Verwaltung.
Berufserfahrung in der Verwaltung: Behörde, Sachgebiet, Fallzahlen
In der Kopfzeile jeder Station stehen Ihre Stellenbezeichnung und der Zeitraum mit Monat und Jahr, darunter der Arbeitgeber mit Ort, etwa Stadt, Landkreis, Landes- oder Bundesbehörde. Es folgen Stichpunkte im Substantivstil, also „Bearbeitung von 45 Anträgen pro Monat“ statt „Ich bearbeite Anträge“, und jeder enthält eine Zahl.
Je weiter eine Station zurückliegt, desto weniger Stichpunkte braucht sie. Ein Stichpunkt, der nur die Zuständigkeit nennt, beschreibt die Stelle und nicht Ihre Arbeit.
Falsch
Zuständig für Personalangelegenheiten der Beschäftigten.
Richtig
Personalsachbearbeitung für 180 Tarifbeschäftigte nach TVöD mit allen Ein- und Austritten, dazu jährlich rund 40 Anträge auf Elternzeit und Teilzeit.
Zahl, Tarifvertrag und Arbeitsschritte zeigen, wie groß Ihr Bereich ist und was Sie darin selbst erledigen.
Jedes Sachgebiet hat seine eigene Messgröße. Nennen Sie, was Sie selbst bearbeitet haben, nicht die Größe der Behörde:
| Sachgebiet | So kann es im Lebenslauf stehen |
|---|---|
| Steuern und Abgaben | Veranlagung der Hundesteuer in rund 4.000 Fällen, einschließlich Stundungsanträgen und Mahnungen. |
| Haushalt | Bewirtschaftung von 14 Produktkonten mit einem Ansatz von insgesamt 2,3 Mio. EUR im Fachbereich Schule und Sport. |
| Vergabe | Durchführung von 25 Vergabeverfahren pro Jahr bis 80.000 EUR Auftragswert, etwa für Büromaterial, Gebäudereinigung und IT-Ausstattung. |
| Digitalisierung | Umstellung von 6 Verwaltungsleistungen auf digitale Antragstellung nach dem Onlinezugangsgesetz, jeweils mit Anbindung an das Fachverfahren. |
Mehrere Sachgebiete beim selben Arbeitgeber
Wechseln Sie innerhalb derselben Verwaltung das Sachgebiet, bekommt jedes Sachgebiet eine eigene Station mit eigenem Zeitraum, und sein Name steht in der Bezeichnung, etwa „Sachbearbeiterin Wohngeld“. So erkennt die Personalstelle, wie lange Sie welches Rechtsgebiet bearbeitet haben. Bei der Verwaltungsfachangestellten aus Salzgitter sieht das so aus:
Berufserfahrung
- Bearbeitung von durchschnittlich 45 Anträgen pro Monat nach dem Wohngeldgesetz, von der Prüfung der Einkommensnachweise bis zum Bescheid.
- Persönliche und telefonische Beratung von rund 25 Antragstellerinnen und Antragstellern pro Woche.
- 2023 Einarbeitung von 2 neuen Kolleginnen nach der Wohngeldreform anhand einer selbst erstellten Checkliste zur Vollständigkeitsprüfung.
- Schalterdienst mit durchschnittlich 30 Vorsprachen pro Tag, vor allem zu An- und Ummeldungen sowie zu Personalausweisen und Reisepässen.
- Anleitung von 4 Auszubildenden während ihres 8-wöchigen Einsatzes im Meldewesen.
Kenntnisse, Rechtsgebiete und EDV-Kenntnisse für die Verwaltung
Die Anforderungen des Berufs listet BERUFENET, die Berufsdatenbank der Bundesagentur für Arbeit, so auf: Sorgfalt und Verschwiegenheit, Lernbereitschaft sowie Kundenorientierung und Kommunikationsfähigkeit. Unter „Kenntnisse“ gehören außerdem die Rechtsgebiete und Verfahren, in denen Sie sicher arbeiten, jeweils mit einem Beleg in einer Station.
| Kenntnis | So belegen Sie sie |
|---|---|
| Verwaltungsverfahren und Bescheide | Zahl der Bescheide pro Monat und das Gesetz, nach dem Sie entscheiden, etwa Wohngeldgesetz oder Bundesmeldegesetz. |
| Kommunalrecht und Sitzungsdienst | Gremien und Zahl der Sitzungen pro Jahr, dazu das Ratsinformationssystem unter „EDV-Kenntnisse“. |
| Sorgfalt und Verschwiegenheit | Umgang mit Melde-, Sozial- oder Personaldaten, genannt in der jeweiligen Station. |
| Kundenorientierung | Vorsprachen oder Beratungsgespräche pro Tag, dazu jede Fremdsprache, in der Sie beraten. |
Die Fachverfahren, mit denen Sie gearbeitet haben, führen Sie unter „EDV-Kenntnisse“ einzeln auf: im Meldewesen etwa OK.EWO oder VOIS|MESO, im Sitzungsdienst Session oder ALLRIS, für die elektronische Akte enaio.
Im Bürgerbüro einer bayerischen Gemeinde könnte der Abschnitt so aussehen:
Kenntnisse
Melderecht · Pass- und Ausweisrecht · Beratung am Schalter und am Telefon · Gebührenerhebung und Kassenabschluss
EDV-Kenntnisse: OK.EWO · enaio · MS Office
Sprachkenntnisse:
Deutsch: Muttersprache
Türkisch: fließend (C1)
Englisch: gute Kenntnisse (B1)
Ausbildung im Lebenslauf: Fachrichtung, Abschlussprüfung und Note
Nach der Ausbildungsverordnung von 1999 folgen auf 24 Monate gemeinsame Ausbildung 12 Monate in einer von 5 Fachrichtungen. Diese Fachrichtung gehört im Wortlaut Ihres Prüfungszeugnisses in die Ausbildungszeile, und der Wortlaut hängt vom Land ab, weil Landes- und Kommunalverwaltung zusammengefasst werden dürfen:
| Ausbildende Stelle | So steht die Fachrichtung im Lebenslauf |
|---|---|
| Bundesbehörde | Fachrichtung Bundesverwaltung |
| Landesbehörde in einem Land mit getrennten Fachrichtungen, etwa Sachsen oder Rheinland-Pfalz | Fachrichtung Landesverwaltung |
| Stadt, Gemeinde oder Landkreis in einem solchen Land | Fachrichtung Kommunalverwaltung |
| Land oder Kommune in Niedersachsen oder Mecklenburg-Vorpommern | Fachrichtung Landes- und Kommunalverwaltung |
| Staatliche innere Verwaltung oder Kommune in Bayern | Fachrichtung allgemeine innere Verwaltung des Freistaates Bayern und Kommunalverwaltung |
| Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer | Fachrichtung Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern |
| Evangelische Landeskirche | Fachrichtung Kirchenverwaltung in den Gliedkirchen der Evangelischen Kirche in Deutschland |
Bei Bund, Ländern und Kommunen nimmt nicht die IHK die Abschlussprüfung ab. Im öffentlichen Dienst bestimmen nach § 73 des Berufsbildungsgesetzes der Bund und die Länder die zuständige Stelle, in Niedersachsen ist das für die Kommunen das Niedersächsische Studieninstitut für kommunale Verwaltung. Eine gestreckte Prüfung mit Teil 1 und Teil 2 kennt dieser Beruf nicht, und die Zwischenprüfung lassen Sie im Lebenslauf weg, weil sie nur den Ausbildungsstand feststellt.
Auch die Notenskala legt die zuständige Stelle in ihrer Prüfungsordnung fest. Die niedersächsische bewertet mit 0 bis 15 Punkten, wobei 11 bis 13,99 Punkte „gut“ ergeben, und das Gesamtergebnis steht mit 2 Stellen hinter dem Komma im Zeugnis. Übernehmen Sie Punkte und Note genau so und rechnen Sie nichts in eine Schulnote um.
Falsch
Ausbildung Verwaltungsfachangestellte (IHK), Note 1,9.
Richtig
Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten, Fachrichtung Landes- und Kommunalverwaltung. Abschlussprüfung, Note: befriedigend (9,58 Punkte).
Fachrichtung und Note folgen dem niedersächsischen Zeugnis, und die IHK fehlt, weil sie nicht geprüft hat.
Unter der Bezeichnung steht die Behörde, die Sie ausgebildet hat, dann folgen Prüfung und Note:
Ausbildung
Abschlussprüfung, Note: gut (11,24 Punkte).
Weiterbildung: Angestelltenlehrgang, Verwaltungsfachwirt und Studium
Für den Aufstieg verweist BERUFENET vor allem auf die Prüfung zum Verwaltungsfachwirt, mit Hochschulzugangsberechtigung auch auf ein Bachelorstudium, etwa in Staats- oder Verwaltungswissenschaft. Eine bundesweite Fortbildungsordnung gibt es für Bund, Länder und Kommunen nicht, die Prüfung regeln die zuständigen Stellen selbst.
In Niedersachsen bereitet der Angestelltenlehrgang II des Studieninstituts auf diese Prüfung vor; er dauert in Vollzeit 10 Monate, nebendienstlich 22 Monate. Wer die Zweite Angestelltenprüfung besteht, darf die Bezeichnung Verwaltungsfachwirtin oder Verwaltungsfachwirt führen.
Im Lebenslauf stehen Lehrgang, Prüfung und Bezeichnung so, wie die Urkunde sie nennt, mit Studieninstitut und Jahr. Ein Zusatz „(IHK)“ oder „Bachelor Professional“ gehört bei einem Abschluss aus der Kommunalverwaltung nicht dazu. Läuft der Lehrgang noch, nennen Sie ihn mit Beginn und voraussichtlichem Prüfungsjahr, nie als fertigen Titel:
Weiterbildung
- Angestelltenlehrgang II, nebendienstlich, Niedersächsisches Studieninstitut für kommunale Verwaltung, seit 2025, Prüfung voraussichtlich 2027
Ausbildungsplatz und Quereinstieg: der Lebenslauf ohne Verwaltungserfahrung
Rechtlich vorgeschrieben ist für diese Ausbildung laut BERUFENET keine bestimmte Vorbildung. Voraussetzung ist in der Regel die Teilnahme an einem Auswahlverfahren.
Suchen Sie einen Ausbildungsplatz, nennen Sie im Lebenslauf die Schule mit Zeitraum, Schulart und dem Abschluss, den Sie haben oder anstreben, dazu Ihre Noten in Deutsch, Mathematik und einem Fach wie Wirtschaft oder Recht. Kommen Sie frisch aus der Ausbildung, ist sie Ihr stärkster Abschnitt und darf vor der Berufserfahrung stehen, bis Sie etwa 2 Jahre im Beruf sind.
Auch ohne diese Ausbildung lässt sich eine Verwaltungsqualifikation erwerben. In Niedersachsen steht der Angestelltenlehrgang I laut Studieninstitut auch verwaltungsfremden Quereinsteigern offen und endet mit der Ersten Angestelltenprüfung. Wer bereits das Eineinhalbfache der Ausbildungszeit, also 4,5 Jahre, im Beruf tätig war, wird nach § 45 Abs. 2 des Berufsbildungsgesetzes auch ohne Ausbildungsvertrag zur Abschlussprüfung zugelassen.
Bis Sie eine dieser Prüfungen abgelegt haben, zählen im Lebenslauf Tätigkeiten, die der Verwaltungsarbeit ähneln, etwa mit Fristen, Zahlungsvereinbarungen und Entscheidungen nach festen Regeln.
Falsch
Kundenbetreuung und allgemeine Büroarbeiten.
Richtig
Forderungsmanagement für rund 1.200 Kundenkonten, einschließlich Ratenvereinbarungen und Anträgen im gerichtlichen Mahnverfahren.
Fristen, Raten und ein förmliches Verfahren erkennt eine Stadtkasse oder eine Vollstreckungsstelle sofort als verwandte Arbeit.
Häufige Fragen zum Lebenslauf als Verwaltungsfachangestellte
Gehört ein Foto in die Bewerbung bei einer Stadtverwaltung?
Das entscheiden Sie selbst: Vorgeschrieben ist ein Foto nicht, und ein Arbeitgeber darf keines verlangen. Die Bundesagentur für Arbeit gibt dazu zwei Antworten: Auf der Lebenslauf-Seite nennt sie ein Foto „kein Muss mehr“, im Bewerbungstraining sieht sie es im Lebenslauf vor, sofern kein Deckblatt verwendet wird. Bittet eine Ausschreibung um Unterlagen ohne Foto, halten Sie sich daran.
Soll ich eine Schwerbehinderung im Lebenslauf angeben?
Eine eigene Zeile im Lebenslauf braucht sie nicht, und ob Sie sie nennen, entscheiden Sie. Nach § 165 SGB IX laden öffentliche Arbeitgeber schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber zum Vorstellungsgespräch ein, es sei denn, die fachliche Eignung fehlt offensichtlich. Diese Pflicht greift nur, wenn die Behörde von der Schwerbehinderung weiß. Wer sich darauf berufen möchte, nennt sie deshalb im Anschreiben.
Welche Form hat die Note der Abschlussprüfung im Lebenslauf?
Genau die Form Ihres Prüfungszeugnisses. In Niedersachsen weist das Zeugnis das Gesamtergebnis mit 2 Stellen hinter dem Komma aus, im Lebenslauf steht dann etwa „befriedigend (10,15 Punkte)“. Als Faustregel gehört die Note in den Lebenslauf, bis die Prüfung rund 10 Jahre zurückliegt.
Wie schließe ich den Lebenslauf für eine Behörde ab?
Mit Ort, Datum und Unterschrift. Unterschreiben müssen Sie nicht, doch laut Bundesagentur für Arbeit bringt die Unterschrift unter Umständen einen Vorteil. Bei einer Behörde ist sie ratsam. Das Datum steht vollständig mit Tag, Monat und Jahr, etwa „Salzgitter, 24.09.2026“. Bewerben Sie sich über ein Bewerberportal, fügen Sie die Unterschrift als Scan ein.
Nenne ich frühere Vorgesetzte aus dem Amt als Referenz?
Nein. Für jede beendete Stelle können Sie nach § 109 der Gewerbeordnung ein schriftliches Zeugnis verlangen, und dieses Arbeitszeugnis ersetzt die Referenz. In die Anlagen kommen Kopien Ihrer letzten Arbeitszeugnisse, dazu das Prüfungszeugnis und gegebenenfalls das Zeugnis eines Verwaltungslehrgangs. Sind Sie noch im Dienst, bitten Sie um ein Zwischenzeugnis.
Gehört die Arbeit als Wahlhelferin oder Wahlhelfer in den Lebenslauf?
Ja, unter „Ehrenamt“. Nach § 11 des Bundeswahlgesetzes üben die Mitglieder der Wahlvorstände ihre Tätigkeit ehrenamtlich aus. Nennen Sie Wahl, Jahr und Funktion, etwa „Schriftführerin im Wahlvorstand, Bundestagswahl 2025“. Für eine Verwaltungsstelle zeigt das, dass Sie ein förmliches Verfahren von innen kennen.
Fazit
Wer sich im öffentlichen Dienst bewirbt, überzeugt mit Angaben, die sich prüfen lassen: der Fachrichtung im Wortlaut des Zeugnisses, der Note in der Skala der Prüfungsordnung, Lehrgängen mit Studieninstitut und Jahr sowie Stationen mit Sachgebiet und Fallzahl. Weshalb Sie zu dieser Behörde wechseln möchten, gehört ins Anschreiben.