Das Wichtigste in Kürze
- Die Berufsbezeichnung lautet Kaufmann im Gesundheitswesen oder Kauffrau im Gesundheitswesen und steht so im Lebenslauf, wie das IHK-Prüfungszeugnis sie nennt.
- Die Note der Abschlussprüfung steht in Worten mit Punkten im Lebenslauf, etwa „gut (88 Punkte)“. Die Zwischenprüfung erscheint dort nicht.
- Jeder Stichpunkt unter „Berufserfahrung“ ist im Substantivstil formuliert und enthält eine Zahl: 420 Fälle im Monat, 23 Kostenträger, 2 Auszubildende.
- Aus jedem Eintrag geht die Art der Einrichtung hervor, denn ein Krankenhaus rechnet nach DRG ab, eine Arztpraxis nach EBM und GOÄ und eine Pflegeeinrichtung mit den Pflegekassen.
- Der Fortbildungsabschluss „Geprüfter Fachwirt im Gesundheits- und Sozialwesen“ gehört mit Jahr unter „Weiterbildung“, mit dem Wortlaut aus dem Zeugnis.
- Die Bundesagentur für Arbeit lässt bis zu 2 DIN-A4-Seiten zu, und Arbeitszeugnisse in den Anlagen machen jede Liste von Referenzen überflüssig.
Aufbau: Was Arbeitgeber im Lebenslauf als Kaufmann im Gesundheitswesen suchen
Laut BERUFENET, der Berufsdatenbank der Bundesagentur für Arbeit, arbeiten Kaufleute im Gesundheitswesen in Krankenhäusern, Arztpraxen und Altenpflegeheimen, in Rehabilitationseinrichtungen, bei Krankenversicherungen und Rettungsdiensten, in Sanitätshäusern und medizinischen Labors. Jede dieser Einrichtungen rechnet anders ab. Eine Verwaltungsleitung liest Ihren Lebenslauf deshalb auf Einrichtung, Abrechnungsart und Mengen hin.
Die Gliederung ist tabellarisch, und in jedem Abschnitt steht der jüngste Eintrag oben. Für Bewerbungen in der Verwaltung des Gesundheitswesens passt diese Reihenfolge:
- Persönliche Daten mit Anschrift, Telefon, E-Mail und Geburtsdatum
- Kurzprofil mit Einrichtung und Aufgabengebiet, falls gewünscht
- Berufserfahrung
- Ausbildung mit Abschlussprüfung und Schulabschluss
- Weiterbildung, etwa der Fachwirt
- Kenntnisse, EDV-Kenntnisse und Sprachkenntnisse
- Ort, Datum und Unterschrift
Die Bundesagentur für Arbeit nennt höchstens 2 DIN-A4-Seiten. Wer mehrere Stellen und einen Fachwirt unterzubringen hat, darf beide Seiten füllen. Die Beispiele auf dieser Seite umfassen jeweils 1 Seite.
Unter den persönlichen Daten, die die Bundesagentur für Arbeit aufzählt, findet sich auch das Geburtsdatum. Gesetzlich verlangt wird es nicht. Familienstand und Konfession lassen Sie weg.
Kurzprofil für Kaufleute im Gesundheitswesen: Einrichtung, Aufgabengebiet, Menge
Zum Pflichtprogramm eines deutschen Lebenslaufs gehört das Kurzprofil nicht. Es lohnt sich, wenn Ihr Aufgabengebiet aus den Bezeichnungen Ihrer Stellen nicht hervorgeht: In 3 bis 4 Zeilen stehen dann Einrichtung, Aufgabengebiet, eine Menge und das System, mit dem Sie arbeiten.
Formel für das Kurzprofil
Berufsbezeichnung, seit Jahr in der Abteilung einer Art der Einrichtung mit Größe. Aufgabengebiet: Abrechnungsart oder Prozess mit Menge je Monat oder Jahr. System, mit dem Sie arbeiten. Ziel: nächster Schritt im Raum Ort.
Beispiel
Kaufmann im Gesundheitswesen, seit 2018 in der Patientenverwaltung einer Rehabilitationsklinik mit 180 Betten. Aufgabengebiet: Patientenaufnahme, Einholen der Kostenzusagen und Abrechnung von jährlich rund 2.300 Rehabilitationsmaßnahmen mit Rentenversicherung und Krankenkassen. Tägliche Arbeit mit SAP IS-H. Ziel: Wechsel in das Medizincontrolling im Raum Siegen.
Was eine Personalabteilung nachzählen kann, wirkt stärker als jede Selbsteinschätzung. Sorgfalt zeigt sich an wenigen beanstandeten Rechnungen, und Verschwiegenheit versteht sich im Umgang mit Patientendaten von selbst.
Falsch
Engagierte Kauffrau im Gesundheitswesen mit Organisationstalent, Sorgfalt und Freude am Umgang mit Menschen.
Richtig
Kauffrau im Gesundheitswesen, seit 5 Jahren in der Leistungsabrechnung eines ambulanten Pflegedienstes mit 310 Klientinnen und Klienten. Monatliche Abrechnung mit 23 Pflege- und Krankenkassen.
Einrichtung, Menge und Kostenträger lassen sich im Vorstellungsgespräch überprüfen, die 3 Eigenschaften nicht.
So liest sich das Kurzprofil einer Kauffrau im Gesundheitswesen aus Wilhelmshaven, die in der Patientenabrechnung einer Fachklinik arbeitet:
Kurzprofil
Kauffrau im Gesundheitswesen und Geprüfte Fachwirtin im Gesundheits- und Sozialwesen, seit Juli 2019 in der Patientenabrechnung einer orthopädischen Fachklinik mit 140 Betten. Schwerpunkt: stationäre Abrechnung und Forderungsmanagement. Seit 2024 stellvertretende Leiterin des 5-köpfigen Teams und Ansprechpartnerin für 2 Auszubildende.
Berufserfahrung im Gesundheitswesen: Stellen mit Fallzahlen und Fristen
Zu jeder Stelle gehören Bezeichnung, Arbeitgeber mit Ort und der Zeitraum mit Monat und Jahr. Darunter stehen 3 bis 5 Stichpunkte im Substantivstil, ohne „ich“ und ohne gebeugtes Verb: „Abrechnung von“, „Prüfung der“, „Einführung eines“.
Aus jedem Eintrag geht hervor, um welche Art von Einrichtung es sich handelt. Verrät der Name des Arbeitgebers sie nicht, ergänzen Sie Art und Größe im ersten Stichpunkt. In jeden Stichpunkt gehört außerdem eine Zahl mit Bezugsgröße.
Falsch
Zuständig für die Patientenaufnahme und allgemeine Verwaltungsaufgaben.
Richtig
Administrative Aufnahme von täglich 35 bis 45 Patientinnen und Patienten am Empfang der Klinik, einschließlich Prüfung des Versicherungsstatus und Abschluss der Wahlleistungsvereinbarungen.
Menge, Arbeitsplatz und 2 konkrete Vorgänge zeigen, was hinter dem Wort „Patientenaufnahme“ steckt.
Die Kauffrau aus Wilhelmshaven beschreibt ihre jetzige Stelle so:
Berufserfahrung
- Abrechnung von monatlich rund 420 stationären Fällen nach DRG in ORBIS, Datenaustausch mit den Krankenkassen nach § 301 SGB V.
- Bearbeitung von jährlich rund 650 Prüfanfragen und Rechnungskürzungen der Kostenträger in Abstimmung mit dem Medizincontrolling.
- 2023 Umstellung auf einen 14-täglichen Mahnlauf, Rückgang der mehr als 60 Tage alten Forderungen von 310.000 auf 190.000 EUR.
Zahlen gibt es in der Verwaltung des Gesundheitswesens fast überall, auch wenn sie in keinem Bericht unter Ihrem Namen stehen. Hier finden Sie sie am häufigsten:
| Aufgabe | So kann der Stichpunkt lauten |
|---|---|
| Patientenaufnahme | Aufnahme von jährlich rund 9.000 ambulanten und stationären Patientinnen und Patienten an 3 Schaltern. |
| Abrechnung | Abrechnung nach EBM für 4 Ärztinnen und Ärzte eines Medizinischen Versorgungszentrums, rund 5.200 Behandlungsfälle je Quartal. |
| Forderungen | Mahnwesen für rund 380 offene Privatrechnungen, Verkürzung der durchschnittlichen Zahlungsdauer von 41 auf 29 Tage. |
| Einkauf | Bestellung von medizinischem Verbrauchsmaterial für 6 Stationen, Einkaufsvolumen rund 240.000 EUR jährlich. |
| Qualitätsmanagement | Vorbereitung von 2 internen Audits pro Jahr und Pflege von 85 Verfahrensanweisungen im QM-Handbuch. |
| Ausbildung | Betreuung von 3 kaufmännischen Auszubildenden während ihrer Einsätze in der Patientenverwaltung. |
Krankenhaus, Praxis, Pflege, Krankenkasse: Lebenslauf auf die Einrichtung abstimmen
Die Ausbildung ist für alle Einrichtungen dieselbe, die tägliche Arbeit nicht. Stellen Sie in jedem Eintrag den Stichpunkt nach oben, der zur ausgeschriebenen Stelle passt, und verwenden Sie die Fachbegriffe der Einrichtung, bei der Sie sich bewerben.
| Einrichtung | Das gehört nach oben |
|---|---|
| Krankenhaus | Stationäre und ambulante Fälle im Monat, Abrechnung nach DRG, Datenaustausch mit den Krankenkassen, Klärung von Rechnungsprüfungen. |
| Rehabilitationsklinik | Maßnahmen pro Jahr, Kostenzusagen von Rentenversicherung und Krankenkassen, Belegungsplanung mit Bettenzahl. |
| Arztpraxis und Medizinisches Versorgungszentrum | Behandlungsfälle im Quartal, Abrechnung nach EBM mit der Kassenärztlichen Vereinigung und nach GOÄ mit Privatpatienten. |
| Pflegeeinrichtung und Pflegedienst | Zahl der betreuten Personen, Abrechnung mit Pflegekassen und Sozialhilfeträgern, Heim- oder Pflegeverträge. |
| Krankenversicherung | Bearbeitete Leistungsanträge im Monat, Beratung von Versicherten, Bearbeitungszeit je Antrag. |
| Sanitätshaus | Kostenvoranschläge und Rezeptabrechnungen im Monat, Zahl der Krankenkassen, mit denen Sie abrechnen. |
Wechseln Sie die Art der Einrichtung, benennen Sie, was sich übertragen lässt. Forderungsmanagement, Datenschutz und der Umgang mit Kostenträgern sind in der Rehabilitationsklinik ebenso gefragt wie im Krankenhaus.
Kenntnisse und EDV-Kenntnisse für Kaufleute im Gesundheitswesen
Die Ausbildungsordnung zählt zum Berufsbild unter anderem medizinische Dokumentation und Berichtswesen, Datenschutz, Materialwirtschaft, Marketing im Gesundheitswesen, Finanz- und Rechnungswesen im Gesundheitsbereich sowie Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen. Unter „Kenntnisse“ führen Sie davon nur auf, was Sie im Beruf tatsächlich anwenden. Am glaubwürdigsten ist eine Kenntnis, zu der eine Ihrer Stellen einen Stichpunkt liefert.
| Kenntnis | So belegen Sie sie |
|---|---|
| Leistungsabrechnung | Das Abrechnungssystem (DRG, EBM oder GOÄ) und die Fallzahl im Stichpunkt der jeweiligen Stelle. |
| Forderungsmanagement | Die Zahl der offenen Posten oder die Entwicklung der Außenstände in EUR. |
| Umgang mit Kostenträgern | Die Kostenträger, mit denen Sie abrechnen, und die Zahl der geklärten Rückfragen. |
| Datenschutz und Dokumentation | Aufgaben mit Patientenakten, etwa Archivierung oder Auskunftsersuchen, jeweils mit Menge. |
| Qualitätsmanagement | Audits, Verfahrensanweisungen oder Beschwerden mit ihrer Anzahl pro Jahr. |
| Gesprächsführung | Aufnahmen, Anrufe oder Beratungsgespräche pro Tag statt des Wortes „kommunikationsstark“. |
| EDV-Kenntnisse | Das Krankenhausinformationssystem oder Praxisprogramm mit Namen, etwa ORBIS oder SAP IS-H, dazu MS Excel. |
Sprachkenntnisse stehen mit Einstufung und Niveau nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen im Lebenslauf. In der Patientenaufnahme sind sie mehr als eine Formalie, sofern Sie Aufnahmegespräche tatsächlich in der Sprache führen.
Kenntnisse
Stationäre Abrechnung nach DRG · Forderungsmanagement · Datenaustausch nach § 301 SGB V · Einarbeitung neuer Mitarbeitender
EDV-Kenntnisse: ORBIS · SAP FI · MS Excel
Sprachkenntnisse:
Deutsch: Muttersprache
Englisch: gute Kenntnisse (B1)
Ausbildung, IHK-Abschlussprüfung und Fachwirt richtig angeben
Nach der Ausbildungsordnung von 2001 dauert die Ausbildung 3 Jahre, und sie endet mit der Abschlussprüfung vor der Industrie- und Handelskammer. In den Lebenslauf gehört die Bezeichnung aus Ihrem Prüfungszeugnis: Kaufmann im Gesundheitswesen oder Kauffrau im Gesundheitswesen, nicht „Gesundheitskaufmann“ und nicht „Kaufmann für Gesundheitswesen“.
Das IHK-Zeugnis weist Punkte und eine Note in Worten aus. So übernehmen Sie das Ergebnis, etwa als „gut (88 Punkte)“, wenn die Prüfung keine 10 Jahre zurückliegt.
Falsch
Ausbildung Gesundheitskauffrau, Zwischenprüfung bestanden, Abschlussnote 1,8.
Richtig
Ausbildung zur Kauffrau im Gesundheitswesen, Abschlussprüfung vor der IHK, Note: befriedigend (79 Punkte).
Bezeichnung und Notenform stimmen mit dem Zeugnis überein, und die Zwischenprüfung fehlt, weil sie nur den Ausbildungsstand ermittelt.
Unter der Ausbildung steht der Ausbildungsbetrieb oder die Berufsschule mit Ort, in der Zeile darunter die Prüfung mit Note, auf Wunsch mit der prüfenden Kammer. Als letzter Eintrag des Abschnitts folgt Ihr Schulabschluss.
Ausbildung
Abschlussprüfung vor der Oldenburgischen IHK, Note: gut (88 Punkte).
Als nächster Schritt liegt die IHK-Fortbildungsprüfung zum Geprüften Fachwirt im Gesundheits- und Sozialwesen nahe. Die Prüfungsverordnung von 2011 lässt unter anderem zu, wer nach einer Ausbildung im Gesundheits- und Sozialwesen mindestens 1 Jahr Berufspraxis nachweist.
Übernehmen Sie auch hier den Wortlaut aus dem Zeugnis. Ältere IHK-Zeugnisse lauten auf „Fachwirt im Sozial- und Gesundheitswesen“, und so bleibt die Bezeichnung dann im Lebenslauf stehen. Der Fortbildungsabschluss gehört mit Jahr unter „Weiterbildung“, ebenso jede Schulung zu einem Abrechnungsprogramm.
Weiterbildung
- Geprüfte Fachwirtin im Gesundheits- und Sozialwesen, IHK-Fortbildungsprüfung, 2023, Note: 2,1
- Anwenderschulung ORBIS-Patientenabrechnung, Fachklinik Seeaster GmbH, 2020
Lebenslauf für Ausbildungsplatz, Berufseinstieg und Quereinstieg ins Gesundheitswesen
Rechtlich ist für die Ausbildung keine bestimmte Vorbildung vorgeschrieben. Laut BERUFENET begannen 2024 insgesamt 2.271 Personen die Ausbildung, 58 % von ihnen mit Hochschulreife und 37 % mit mittlerem Bildungsabschluss.
Bewerben Sie sich um einen Ausbildungsplatz, stehen Schule, angestrebter Abschluss und Ihre Noten in Wirtschaft, Mathematik und Deutsch im Mittelpunkt, denn diese 3 Fächer hebt die Berufsdatenbank als gute Grundlage hervor. Ein Praktikum in einer Praxis, einem Sanitätshaus oder einer Klinikverwaltung steht unter „Berufserfahrung“, auch ein kurzes:
Berufserfahrung
- In 2 Wochen Erfassung von 60 Rezepten im Warenwirtschaftssystem unter Anleitung.
- Vorbereitung von 15 Kostenvoranschlägen für Krankenkassen und Ablage der Genehmigungen.
Direkt nach der Abschlussprüfung sind die Einsatzbereiche Ihrer Ausbildung das Wichtigste im Lebenslauf. Führen Sie die Ausbildung dann auch unter „Berufserfahrung“ auf und beschreiben Sie die Abteilungen, in denen Sie eingesetzt waren, mit Zahlen.
Falsch
Mitarbeit in verschiedenen Abteilungen der Verwaltung.
Richtig
4 Monate Einsatz in der Patientenabrechnung, dort Vorbereitung von wöchentlich rund 50 Privatrechnungen nach GOÄ für ambulante Behandlungen.
Dauer, Abteilung und Menge zeigen, dass der Einsatz mehr war als Zuschauen.
Wechseln Sie aus einem Gesundheitsberuf in die Verwaltung, etwa als Medizinische Fachangestellte, bringen Sie Abrechnungspraxis und Patientenkontakt bereits mit. Rücken Sie diese Aufgaben bei Ihren bisherigen Stellen nach oben. Eine laufende Fortbildung nennen Sie als Lehrgang mit dem voraussichtlichen Prüfungsjahr, nie mit dem bloßen Titel.
Häufige Fragen zum Lebenslauf als Kaufmann im Gesundheitswesen
Gehört ein Foto in den Lebenslauf als Kaufmann im Gesundheitswesen?
Verpflichtet sind Sie dazu nicht, verlangen darf es kein Arbeitgeber, und die Entscheidung liegt bei Ihnen. In der Anleitung der Bundesagentur für Arbeit zum Lebenslauf heißt es, das Foto sei „kein Muss mehr“. Im Bewerbungstraining der Agentur zählt es weiterhin zum Lebenslauf, sofern kein Deckblatt verwendet wird. In Kliniken, bei Krankenkassen und im öffentlichen Dienst ist es noch verbreitet. Selfies und Passbilder eignen sich nicht.
Wie viele Seiten darf der Lebenslauf für eine Stelle in der Klinikverwaltung haben?
2 DIN-A4-Seiten sind laut der Bundesagentur für Arbeit das Maximum. Mit mehreren Stellen, einem Fachwirt und Schulungen brauchen Sie die zweite Seite oft, und ein Nachteil entsteht Ihnen daraus nicht. Direkt nach der Ausbildung kommen Sie meist mit 1 Seite aus.
Sollte ich die Note der IHK-Abschlussprüfung angeben?
Ja, bei einer Prüfung aus den letzten rund 10 Jahren ist das sinnvoll. Schreiben Sie die Note in der Form des Zeugnisses, in Worten mit Punkten, und nennen Sie dann auch die Noten Ihrer übrigen Abschlüsse aus diesem Zeitraum. Beim Fachwirt kann das Zeugnis eine Note mit Komma ausweisen, und auch die übernehmen Sie unverändert.
Gehört die Zwischenprüfung in den Lebenslauf?
Nein, nach der Abschlussprüfung zählt allein deren Ergebnis. Die Zwischenprüfung ermittelt nur den Ausbildungsstand; bestehen oder nicht bestehen kann man sie nicht. Während der Ausbildung können Sie sie mit dem Wort „abgelegt“ und dem Monat erwähnen, nie mit „bestanden“.
Soll ich Referenzen früherer Vorgesetzter nennen?
Nein, eine Liste früherer Vorgesetzter mit Telefonnummern erwartet in Deutschland niemand im Lebenslauf. § 109 der Gewerbeordnung gibt Ihnen am Ende jedes Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, und diese Zeugnisse ersetzen die Auskunft am Telefon. Fügen Sie die letzten 2 bis 4 als Kopie bei, das jüngste obenauf, dazu das IHK-Prüfungszeugnis.
Wie gebe ich Elternzeit oder eine Pause zwischen 2 Stellen an?
Mit einem eigenen Eintrag samt Zeitraum und einer kurzen Angabe, was Sie in der Zeit gemacht haben, etwa „Elternzeit“ oder „Vorbereitung auf die Fachwirtprüfung in Vollzeit“. Was über 2 Monate hinausgeht, sollte laut der Bundesagentur für Arbeit im Lebenslauf stehen. Ein lückenloser Lebenslauf erspart Ihnen die Nachfrage im Vorstellungsgespräch.
Wird der Lebenslauf unterschrieben?
Zwingend ist das laut der Bundesagentur für Arbeit nicht, es kann aber von Vorteil sein. Bei Krankenkassen und öffentlichen Trägern ist die Unterschrift nahezu Standard. Unterschreiben Sie, stehen am Fuß der Seite Ort und vollständiges Datum, etwa „Wilhelmshaven, 12.10.2026“, darunter Ihre Unterschrift, von Hand oder eingescannt.
Fazit
Im Lebenslauf eines Kaufmanns im Gesundheitswesen zählen die Art der Einrichtung, das Abrechnungssystem und Mengen, die sich nachprüfen lassen. Ausbildung und Fachwirt stehen mit der Bezeichnung und der Note aus dem Zeugnis im Dokument. Alles Weitere belegen die Arbeitszeugnisse in den Anlagen.