Das Wichtigste in Kürze
- Personalreferent ist kein Ausbildungsberuf: Die Bezeichnung steht unter „Berufserfahrung“, so wie im Arbeitsvertrag, und unter „Ausbildung“ steht Ihr Studium oder Ihr gelernter Beruf.
- Zu jeder Station als Personalreferent gehört der Betreuungsbereich mit der Zahl der Beschäftigten, bei Fachreferenten zusätzlich das Fachgebiet.
- Kündigungen, Abmahnungen, Verfahren im betrieblichen Eingliederungsmanagement und Zeugnisse stehen als Anzahl im Lebenslauf, nie mit Namen, Gründen oder Diagnosen.
- Stichpunkte sind im Substantivstil formuliert und enthalten je eine Zahl; die aktuelle Stelle erhält 3 bis 5 Stichpunkte.
- Der Geprüfte Personalfachkaufmann ist ein Fortbildungsabschluss der IHK und steht mit Kammer und Jahr unter „Weiterbildung“; das Zertifikat eines Lehrgangs zum Personalreferenten steht dort mit Anbieter und Jahr.
- Die Obergrenze der Bundesagentur für Arbeit liegt bei 2 DIN-A4-Seiten; Referenzen nennt ein deutscher Lebenslauf nicht, weil die Arbeitszeugnisse in den Anlagen liegen.
Aufbau des Lebenslaufs als Personalreferent: was die Personalleitung sucht
Ihren Lebenslauf liest in der Regel die Personalleitung, also jemand, der Ihre Arbeit aus eigener Erfahrung kennt. Gesucht werden 3 Angaben: wen Sie betreut haben, in welchem Fachgebiet Sie sich auskennen und welche arbeitsrechtlichen Vorgänge schon über Ihren Schreibtisch gegangen sind.
Jeder Abschnitt beginnt mit dem, was am kürzesten zurückliegt. Für eine Stelle im Personalreferat hat sich folgende Gliederung durchgesetzt:
- Persönliche Daten mit Anschrift, Telefon, E-Mail und Geburtsdatum
- Kurzprofil mit Betreuungsbereich und Fachgebiet, falls Sie eines schreiben
- Berufserfahrung, die aktuelle Stelle oben
- Ausbildung: Studium oder gelernter Beruf, zuletzt der Schulabschluss
- Weiterbildung mit Kammer oder Anbieter und Jahr
- Kenntnisse, EDV-Kenntnisse und Sprachkenntnisse
- Ort, Datum und Unterschrift
Für den Umfang setzt die Bundesagentur für Arbeit höchstens 2 DIN-A4-Seiten an. Nach mehreren Betreuungsbereichen und Projekten füllen Personalreferenten beide; kurz nach dem Studium reicht 1 Seite.
Zu den persönlichen Daten rechnet die Bundesagentur auch Geburtsdatum und Geburtsort. Eine Pflicht zu diesen Angaben besteht nicht. Familienstand und Konfession lassen Sie weg; aus Ihren eigenen Auswahlverfahren wissen Sie, dass solche Angaben keine Entscheidung beeinflussen dürfen.
Kurzprofil für Personalreferenten: Betreuungsbereich, Fachgebiet, Abschluss
Verlangt wird ein Kurzprofil in Deutschland nicht. Im Personalreferat spart es der Personalleitung trotzdem Arbeit, weil es Betreuungsbereich, Fachgebiet und Abschluss nebeneinanderstellt, die sonst über das ganze Dokument verteilt sind.
Formel für das Kurzprofil
Bezeichnung laut Arbeitsvertrag mit Zahl Jahren Erfahrung in der Personalarbeit welcher Branche oder welches Unternehmens. Betreuungsbereich: Zahl Beschäftigte und Zahl Führungskräfte in welchen Bereichen. Fachgebiet: 1 bis 2 Themen. Abschluss mit Jahr.
Beispiel
Personalreferent mit 6 Jahren Erfahrung in der Personalarbeit eines Klinikverbunds. Betreuungsbereich: 730 Beschäftigte und 41 Führungskräfte im Pflege- und Funktionsdienst. Fachgebiet: Arbeitszeitmodelle im Schichtdienst und betriebliches Eingliederungsmanagement. Bachelor of Laws in Wirtschaftsrecht, 2019.
Wer selbst Bewerbungen prüft, erkennt Floskeln sofort. Ein „breites Aufgabenspektrum“ und „Dienstleistungsorientierung“ nennen weder einen Bereich noch eine Größenordnung.
Falsch
Erfahrener Personalreferent mit breitem Aufgabenspektrum entlang des gesamten Employee Lifecycle und ausgeprägter Dienstleistungsorientierung.
Richtig
Personalreferent, seit 4 Jahren für 330 Beschäftigte in 5 Filialen eines Baustoffgroßhändlers tätig, Fachgebiet Befristungs- und Kündigungsrecht.
Größe, Branche und Fachgebiet lassen sich im Gespräch überprüfen, ein Aufgabenspektrum nicht.
Bei einer Personalreferentin aus Braunschweig, deren Werdegang auch die folgenden Textbeispiele verwenden, lautet das Kurzprofil:
Kurzprofil
Personalreferentin bei einem Ladenbauer in Braunschweig. Seit 2021 eigener Betreuungsbereich: 420 Beschäftigte und 26 Führungskräfte in Tischlerei, Metallbau und Montage eines tarifgebundenen Unternehmens mit Betriebsrat. Davor knapp 3 Jahre Personalsachbearbeitung einschließlich Entgeltabrechnung. Fachgebiet: arbeitsrechtliche Maßnahmen und betriebliches Eingliederungsmanagement. Geprüfte Personalfachkauffrau (IHK).
Berufserfahrung als Personalreferent: Stationen mit Zahlen
Zu jeder Station gehören die Bezeichnung aus dem Arbeitsvertrag, der Arbeitgeber mit Ort und der Zeitraum, etwa „04/2021 – heute“. Darunter stehen Stichpunkte im Substantivstil: „Vorbereitung von 9 Kündigungen“ statt „Ich habe Kündigungen vorbereitet“. Die Bundesagentur für Arbeit empfiehlt 3 bis 5 Stichpunkte pro Station; bei älteren Stationen genügen auch 1 oder 2.
Kein Stichpunkt bleibt ohne Zahl. Der Satz, mit dem viele Personalreferenten ihre Arbeit zusammenfassen, enthält keine:
Falsch
Ansprechpartner für Führungskräfte und Mitarbeiter in allen personalrelevanten Fragen.
Richtig
Beratung von 18 Führungskräften aus Vertrieb und Kundendienst zu Arbeitszeit, Befristung und Eingruppierung, Betreuungsbereich mit 260 Beschäftigten an 4 Standorten.
Wer beraten wird, wozu und für wie viele Beschäftigte: Erst damit lässt sich die Stelle einordnen.
Fast jede Aufgabe im Personalreferat lässt sich beziffern. Die folgende Übersicht zeigt, welche Zahl zu welcher Aufgabe gehört:
| Aufgabe | Zahl im Stichpunkt |
|---|---|
| Betreuungsbereich | Beschäftigte und Führungskräfte, dazu Bereiche oder Standorte |
| Eintritte und Austritte | Einstellungen, Versetzungen und Austritte pro Jahr |
| Arbeitsrechtliche Maßnahmen | Abmahnungen, Kündigungen und Aufhebungsverträge, die Sie vorbereitet haben |
| Eingliederungsmanagement | Verfahren pro Jahr und wie viele mit der Rückkehr an den Arbeitsplatz endeten |
Der Betreuungsbereich mit der Zahl der Beschäftigten gehört zu jeder Station als Personalreferent. Steht er für die aktuelle Stelle schon im Kurzprofil, nennt der erste Stichpunkt stattdessen, was in diesem Bereich im Jahr anfällt:
Berufserfahrung
- Personalbetreuung für Tischlerei, Metallbau und Montage, jährlich rund 55 Einstellungen und 40 Austritte.
- 2025 Vorbereitung von 34 arbeitsrechtlichen Maßnahmen, darunter 9 Kündigungen einschließlich Anhörung des Betriebsrats.
- Leitung des betrieblichen Eingliederungsmanagements: 31 Verfahren in 12 Monaten, Rückkehr an den Arbeitsplatz in 24 Fällen.
- Entwurf von monatlich 6 bis 8 Arbeitszeugnissen auf Grundlage der Beurteilungen durch die Vorgesetzten.
Generalist oder Fachreferent: Betreuungsbereich und Fachgebiet im Lebenslauf
BERUFENET, die Berufsdatenbank der Bundesagentur für Arbeit, zählt zu den Aufgaben von Personalreferenten unter anderem Stellenprofile und Arbeitsverträge, Einstellungs- und Kündigungsgespräche, Beurteilungen sowie die Ermittlung des Weiterbildungsbedarfs. In kleineren Unternehmen erledigt das alles eine Person. In größeren verteilt sich die Arbeit auf Betreuungsbereiche und Fachgebiete.
Übernehmen Sie die Bezeichnung aus dem Arbeitsvertrag, ohne sie einzudeutschen oder aufzuwerten. Was sie in Ihrem Fall bedeutet, zeigt die Station selbst:
| Bezeichnung | Was die Station zeigen sollte |
|---|---|
| Personalreferent mit Betreuungsbereich | Betreute Bereiche oder Standorte, Zahl der Beschäftigten und der Führungskräfte, dazu Betriebsrat und Tarifbindung, falls vorhanden. |
| Personalreferent Personalentwicklung | Programme und Schulungen mit Teilnehmerzahl und Budget, dazu das Verfahren, nach dem der Bedarf ermittelt wurde. |
| Personalreferent Recruiting | Besetzte Stellen pro Jahr nach Berufsgruppen, Besetzungsdauer in Tagen und die Rekrutierungswege. |
| Personalreferent Entgelt und Grundsatzfragen | Eingruppierungen, Vergütungsrunden und Betriebsvereinbarungen, an denen Sie mitgearbeitet haben, jeweils mit Anzahl. |
| Ausbildungsreferent | Zahl der Auszubildenden und der Ausbildungsberufe, Auswahlverfahren und Übernahmen nach der Prüfung. |
Kündigung, Betriebsrat, Eingliederungsmanagement: arbeitsrechtliche Vorgänge beziffern
Von der Personalsachbearbeitung unterscheidet sich das Referat durch die Vorgänge mit arbeitsrechtlichen Folgen. In Unternehmen mit Betriebsrat hängen an vielen davon Beteiligungsrechte. Wie sicher Sie damit umgehen, zeigen Fallzahlen.
| Vorgang | Rechtlicher Rahmen | Angabe im Lebenslauf |
|---|---|---|
| Kündigung | § 102 BetrVG: Der Betriebsrat ist vor jeder Kündigung zu hören, sonst ist sie unwirksam. | Zahl der vorbereiteten Kündigungen einschließlich der Anhörungen |
| Einstellung, Eingruppierung, Umgruppierung, Versetzung | § 99 BetrVG: In Unternehmen mit in der Regel mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern ist die Zustimmung des Betriebsrats einzuholen. | Zahl der Zustimmungsverfahren pro Jahr |
| Längere Arbeitsunfähigkeit | § 167 Abs. 2 SGB IX: betriebliches Eingliederungsmanagement, wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als 6 Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind. | Zahl der Verfahren und wie viele mit der Rückkehr an den Arbeitsplatz endeten |
| Austritt | § 109 GewO: Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. | Zahl der Zeugnisentwürfe pro Monat oder Jahr |
Paragrafen brauchen Sie im Lebenslauf nicht. „Betriebliches Eingliederungsmanagement“ und „Anhörung des Betriebsrats“ versteht jede Personalleitung, und die Fallzahl dahinter zeigt Ihre Übung besser als ein Gesetzeszitat. Der Zeugnisanspruch aus § 109 der Gewerbeordnung ist zugleich der Grund, warum Ihr eigener Lebenslauf keine Referenzen nennt: Die Zeugnisse Ihrer bisherigen Arbeitgeber liegen als Anlagen bei.
Kenntnisse und EDV-Kenntnisse für Personalreferenten
Unter „Kenntnisse“ stehen Stichworte, keine Sätze. Jedes braucht eine Station, in der es vorkommt, denn im Vorstellungsgespräch fragt die Personalleitung gezielt nach den Begriffen, die ohne Beleg dastehen.
| Kenntnis | Woran sie im Lebenslauf zu erkennen ist |
|---|---|
| Kündigungs- und Befristungsrecht | Vorbereitete Abmahnungen, Kündigungen und Aufhebungsverträge sowie geprüfte Befristungen, jeweils als Anzahl. |
| Mitbestimmung nach dem Betriebsverfassungsgesetz | Anhörungen und Zustimmungsverfahren pro Jahr, Mitarbeit an Betriebsvereinbarungen. |
| Tarifvertrag und Eingruppierung | Name des Tarifvertrags und Zahl der Eingruppierungen oder Umgruppierungen, die Sie bearbeitet haben. |
| Betriebliches Eingliederungsmanagement | Verfahren pro Jahr und Ihr Anteil daran: Einladung, Gesprächsführung, Maßnahmenplan. |
| Gesprächsführung | Trennungs-, Konflikt- und Rückkehrgespräche, die Sie selbst geführt haben, mit Größenordnung. |
Programme stehen unter „EDV-Kenntnisse“ mit dem Produktnamen, bei großen Systemen mit dem Modul, in dem Sie arbeiten. Bei den Sprachen folgt auf die Einstufung das Niveau nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen, etwa „gute Kenntnisse (B2)“. „Verhandlungssicher“ schreiben Sie nur, wenn eine Station das belegt, etwa die Betreuung eines englischsprachigen Standorts.
Kenntnisse
Abmahnung und Kündigung · Anhörung des Betriebsrats · Betriebliches Eingliederungsmanagement · Zeugniserstellung
EDV-Kenntnisse: SAP SuccessFactors (Employee Central) · DATEV LODAS · Microsoft Excel
Sprachkenntnisse:
Deutsch: Muttersprache
Englisch: gute Kenntnisse (B2)
Ausbildung und Weiterbildung: Studium, Personalfachkaufmann, Lehrgang zum Personalreferenten
Einen Ausbildungsberuf Personalreferent gibt es nicht. BERUFENET führt den Personalreferenten als Weiterbildung, die jeder Bildungsanbieter nach eigenen Regeln gestaltet: Zugang, Dauer und Abschlussbezeichnung können sich von Lehrgang zu Lehrgang unterscheiden.
Im Lebenslauf steht die Bezeichnung „Personalreferent“ deshalb unter „Berufserfahrung“, denn vergeben hat sie Ihr Arbeitgeber. Was Sie studiert oder gelernt haben, steht unter „Ausbildung“.
| Qualifikation | Was sie ist | So steht sie im Lebenslauf |
|---|---|---|
| Bachelor oder Master | Hochschulabschluss, etwa in Betriebswirtschaft, Wirtschaftspsychologie oder Wirtschaftsrecht | Unter „Ausbildung“: Grad und Studiengang, Hochschule, Zeitraum |
| Kaufmännische Ausbildung | Ausbildungsberuf mit Abschlussprüfung vor der IHK, etwa Industriekaufmann oder Kaufmann für Büromanagement | Unter „Ausbildung“: Beruf laut Zeugnis, Ausbildungsbetrieb mit Ort, Zeitraum |
| Geprüfter Personalfachkaufmann | Fortbildungsabschluss der IHK, bundesweit durch eine Verordnung von 2002 geregelt | Unter „Weiterbildung“: Titel, prüfende IHK, Jahr |
| Ausbildereignung | Prüfung nach der Ausbilder-Eignungsverordnung vor der Kammer | Unter „Weiterbildung“: Ausbildereignung nach AEVO, Kammer, Jahr |
| Lehrgang zum Personalreferenten | Zertifikat eines Bildungsanbieters, je nach Angebot zum Beispiel „Geprüfter Personalreferent“ | Unter „Weiterbildung“: Wortlaut des Zertifikats, Anbieter, Jahr |
Zur Fortbildungsprüfung lässt die Prüfungsverordnung unter anderem zu, wer nach einer kaufmännischen oder verwaltenden Ausbildung mindestens 2 Jahre Berufspraxis nachweist; ohne Ausbildung sind es 5 Jahre. Bis zur letzten Prüfungsleistung muss außerdem die Ausbildereignung nachgewiesen sein, weshalb deren Jahr im Lebenslauf nie nach dem Prüfungsjahr liegt.
Das Zertifikat eines Lehrgangs ist dagegen kein Fortbildungsabschluss nach dieser Verordnung, auch wenn „Geprüfter Personalreferent“ darauf steht. Geben Sie es mit dem Anbieter an und hängen Sie kein „(IHK)“ an, das nicht auf dem Zertifikat steht.
Bei Ausbildungs- und Studienabschlüssen aus den letzten rund 10 Jahren steht die Note dabei, und zwar bei allen aus diesem Zeitraum oder bei keinem. Übernehmen Sie die Form des Zeugnisses: Das IHK-Zeugnis weist Punkte und eine Note in Worten aus, das Hochschulzeugnis eine Dezimalnote wie „1,9“. Bei der Personalreferentin aus Braunschweig, einer gelernten Industriekauffrau, sieht der Eintrag so aus:
Ausbildung
Abschlussprüfung vor der IHK Braunschweig, Note: sehr gut (94 Punkte).
Unter „Weiterbildung“ ordnen Sie nach dem Jahr, das späteste zuerst. Kurze Schulungen im eigenen Haus dürfen dort stehen, wenn sie zum Fachgebiet passen:
Weiterbildung
- Interne Schulung „Gesprächsführung im Eingliederungsmanagement“, Reißbrett Ladenbau GmbH, 2022
- Geprüfte Personalfachkauffrau, IHK Braunschweig, 2021
- Ausbildereignung nach AEVO, IHK Braunschweig, 2020
Einstieg als Personalreferent: nach dem Studium, aus der Sachbearbeitung, als Quereinsteiger
Nach dem Studium füllen Praktika, Werkstudentenstellen und ein Traineeprogramm den Abschnitt „Berufserfahrung“. Solange diese Erfahrung weniger als 2 Jahre umfasst, darf die Ausbildung in Ihrem eigenen Lebenslauf vor der Berufserfahrung stehen.
Ein Praktikum beschreiben Sie wie jede andere Station, also mit dem, was Sie selbst erledigt haben:
Berufserfahrung
- Protokollführung in 46 Vorstellungsgesprächen für gewerbliche und kaufmännische Stellen.
- Entwurf von 18 Arbeitsverträgen und 11 Zeugnissen nach Vorgabe der Personalreferentin.
- Auswertung der Fehlzeiten von 280 Beschäftigten für den Quartalsbericht an die Geschäftsführung.
Aus der Personalsachbearbeitung bringen Sie meist schon Referentenaufgaben mit, die bisher unter „Mitarbeit“ versteckt waren. Holen Sie diese Vorgänge samt Anzahl nach vorn:
Falsch
Mitarbeit bei arbeitsrechtlichen Themen und Unterstützung der Personalreferenten.
Richtig
Entwurf von 12 Abmahnungen und 4 Anhörungsschreiben an den Betriebsrat für die Personalleitung, dazu Vorbereitung von 20 Vorstellungsgesprächen.
Wer Abmahnungen und Anhörungsschreiben entwirft, erledigt bereits Referentenarbeit, und genau das soll die Zeile zeigen.
Als Quereinsteiger aus einer Führungsaufgabe, etwa als Schichtleiter oder Filialleiter, stellen Sie die Personalanteile der bisherigen Stationen an den Anfang: Mitarbeitergespräche, Einstellungen, Dienstpläne und Abmahnungen, die Sie veranlasst haben.
Häufige Fragen zum Lebenslauf als Personalreferent
Ist Personalreferent ein Ausbildungsberuf?
Nein. Die Bundesagentur für Arbeit führt den Personalreferenten in BERUFENET als Weiterbildung, die Bildungsanbieter nach eigenen Regeln durchführen. Den Zugang bildet meist ein Studium oder eine kaufmännische Ausbildung mit Praxis im Personalwesen; danach kann die Fortbildungsprüfung zum Geprüften Personalfachkaufmann folgen.
Wie lang darf der Lebenslauf eines Personalreferenten sein?
Bei 2 DIN-A4-Seiten ist Schluss; diese Grenze nennt die Bundesagentur für Arbeit. Die Beispiele auf dieser Website umfassen jeweils 1 Seite; ein Maßstab für Ihren eigenen Lebenslauf ist das nicht.
Gehört ein Bewerbungsfoto in den Lebenslauf als Personalreferent?
Als Personalreferent kennen Sie die Regel von der anderen Seite: Kein Unternehmen darf von Bewerbern ein Foto verlangen, und vorgeschrieben ist es auch für Ihren eigenen Lebenslauf nicht. In den Lebenslauf-Hinweisen der Bundesagentur für Arbeit steht, es sei „kein Muss mehr“; das Bewerbungstraining der Agentur geht beim Lebenslauf ohne Deckblatt weiterhin von einem Foto aus. Ob Sie eines verwenden, bleibt Ihre Entscheidung; in Industrie, Mittelstand und öffentlichem Dienst ist es verbreitet, in Start-ups seltener.
Darf ich im Lebenslauf angeben, wie viele Kündigungen ich vorbereitet habe?
Ja, als Anzahl. „Vorbereitung von 9 Kündigungen einschließlich Anhörung des Betriebsrats“ zeigt Erfahrung, ohne etwas preiszugeben. Namen, Kündigungsgründe, Diagnosen aus dem Eingliederungsmanagement und Abfindungssummen bleiben draußen.
In meinem Vertrag steht „HR Generalist“. Darf ich Personalreferent schreiben?
Besser nicht. Arbeitsvertrag und Arbeitszeugnis nennen die englische Bezeichnung, und eine Abweichung fällt auf, sobald jemand die Anlagen neben den Lebenslauf legt. Was zu der Bezeichnung gehört, klärt der erste Stichpunkt: Betreuungsbereich, Führungskräfte, Fachgebiet.
Wie trage ich eine Pause zwischen zwei Arbeitgebern ein?
In einer Zeile für sich, mit Zeitraum und Inhalt, etwa „Elternzeit“, „Pflege eines Angehörigen“ oder „Vollzeitlehrgang zur Personalfachkauffrau“. Die Bundesagentur für Arbeit rät, jede Unterbrechung anzugeben, die mehr als 2 Monate gedauert hat, und dazuzuschreiben, was Sie in der Zeit gemacht haben.
Sollte ich den Lebenslauf als Personalreferent unterschreiben?
Ja, es spricht mehr dafür als dagegen. Die Bundesagentur für Arbeit stuft die Unterschrift als nicht unbedingt notwendig ein, erkennt darin aber einen möglichen Vorteil. Vor dem Namenszug stehen Ort und Datum in der Form „Braunschweig, 13.10.2026“; bei einer Bewerbung per E-Mail fügen Sie die Unterschrift als Scan ein.
Fazit
Ein Lebenslauf als Personalreferent benennt bei jeder Station den Betreuungsbereich, das Fachgebiet und die arbeitsrechtlichen Vorgänge in Zahlen, ohne Vertrauliches preiszugeben. Die Bezeichnung stammt aus dem Arbeitsvertrag; der Fortbildungsabschluss steht mit Kammer und Jahr unter „Weiterbildung“. Warum Sie wechseln wollen, steht im Anschreiben.